Tietosuojaseloste
1. Yleistä
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen lainsäädännön edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
OP Varainhoito Oy
Postiosoite: PL 1068, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1, 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: OP Ryhmän Tietosuojatiimi
Puhelinnumero: 0100 0500
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi
4. Rekisterin nimi
OP Varainhoito Oy:n asiakasrekisteri
Rekisterissä käsitellään OP Varainhoito Oy:n potentiaalisten asiakkaiden ja asiakkaiden henkilötietoja. Rekisteröidyt ovat yksityishenkilöitä ja yhteisöjä.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käyttötarkoitukset
- asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
- palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus
- liiketoiminnan kehittäminen
- tuotteiden ja palvelujen käytön seuranta ja analysointi sekä asiakkaiden segmentointi, jotta rekisterinpitäjä pystyy tarjoamaan käyttäjille muun muassa personoitua sisältöä tuotteissa ja palveluissa
- mielipide- ja markkinatutkimukset
- suoramarkkinointi
- markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen
- lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
- riskienhallinta
- palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen
- koulutustarkoitukset
Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia. Lisää tietoa profiloinnista löydät tietosuojalausekkeesta osoitteesta op.fi/tietosuoja. Tähän rekisteriin kuuluvaa profilointia ovat esimerkiksi sijoitusneuvonta-asiakkaan riskinsietokyvyn arviointi sekä asiakkaalle sopivan kohdemarkkinan muodostaminen sijoittajaprofiilin perusteella. Sijoitusneuvontapalveluja tarjoavalla rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite suorittaa tällaista arviointia.
Asiakkaan tuntemistietoja ja rekisteröidyn muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.
Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käyttää sen selvittämiseen, onko henkilö rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden kohteena. Saat lisätietoa pakotteiden noudattamisesta OP Ryhmässä pääsääntöisesti hankkimasi tuotteen tai palvelun ehdoista.
Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään rekisterissä useilla eri oikeusperusteilla.
Yleinen peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimussuhde rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden suorittaminen henkilön pyynnöstä, esimerkiksi tarjouspyyntöön vastaaminen.
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja myös lakisääteisten velvoitteiden, kuten toimialaa koskevan MiFID II / MiFIR -sääntelykokonaisuuden sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan sääntelyn, noudattamiseksi.
Henkilötietojen käsittely voi lisäksi perustua rekisteröidyn antamaan suostumukseen, kuten lupaan sähköistä suoramarkkinointia varten, tai rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin. Oikeutettuihin etuihin perustuen henkilötietoja voidaan käyttää esimerkiksi markkinointiin ja liiketoiminnan kehittämistä varten, rekisterinpitäjän lisäksi myös eräiden muiden OP Ryhmän yhteisöjen toimesta. Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen.
6. Henkilötietoryhmät
| Henkilötietoryhmä | Ryhmän tietosisältö |
|---|---|
| Perustiedot | Rekisteröidyn nimi Rekisteröidyn osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite Rekisteröidyn verostatus Yksityishenkilö: henkilötunnus, syntymäpaikka, kotipaikka, kansalaisuus, tehtävä / ammatti, koulutustaso, oikeuskelpoisuus Yhteisö: yhteisön puolesta toimivien henkilöiden yksilöintitiedot sekä tieto yhteydestä yhteisöön |
| Tuntemistiedot | Lainsäädännön määrittelemät tuntemistiedot, kuten asiakkaan tunnistamiseksi sekä taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot |
| Asiakkuustiedot | Asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot, kuten sijoittajaprofiilin tiedot |
| Suostumukset | Rekisteröidyn antamat, henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot |
| Sopimus- ja tuotetiedot |
Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot |
| Asiakastapahtumatiedot | Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat |
| Taustatiedot | Esimerkiksi tiedot rekisteröidyn elämäntilanteesta ja taloudellisesta asemasta |
| Kiinnostuksen kohteet | Tiedot rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista |
| Tallenteet ja viestien sisältö | Erimuotoiset tallenteet ja viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi puhelutallenteet ja sähköpostit |
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa. Ryhmän sisällä tietoja luovutetaan mm. arvopaperisäilytystä hoitavalle yhteisölle.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisissä tapauksissa viranomaisille, kuten Finanssivalvonnalle ja Suomen verohallinnolle. Verohallinnolle toimitetaan muun muassa vuosi-ilmoituksia rekisterinpitäjän asiakkaista.
8. Henkilötietojen siirtäminen
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.
Osa rekisterinpitäjän käyttämistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä. Ne tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja.
9. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja käsitellään sopimussuhteen voimassaolon ajan. Sopimussuhteen päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan 10 vuoden kuluttua rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti. Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan noin 5 vuoden kuluttua edellisestä kontaktista.
Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
10. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän palveluja, kuten verkkopalveluita. Henkilötietoja voidaan hankkia myös muilta OP Ryhmän yhteisöiltä lainsäädännön sallimissa puitteissa.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lain sallimissa puitteissa kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten Väestörekisterikeskuksesta, kaupparekisteristä ja muiden viranomaisten rekistereistä, sekä luottotietorekisterinpitäjiltä.
Poliittisen vaikutusvallan ja rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden piiriin kuulumisen selvittämiseksi tarpeellisia tietoja voidaan hankkia tällaisia tietokantoja ylläpitäviltä kolmansilta osapuolilta.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.
Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
12. Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.
13. Miten rekisterin suojaus on järjestetty
Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:
- laitteistojen ja tiedostojen suojaus
- kulunvalvonta
- käyttäjien tunnistus
- käyttövaltuudet
- käyttötapahtumien rekisteröinti
- käsittelyn ohjeistus ja valvonta
Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.