OP Ryhmän rekrytointirekisteri

Tietosuojaseloste

Laatimis- tai muutosajankohta: 15.4.2024

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kukin OP Ryhmän työnantajayhteisö
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1, 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: HR-palvelukeskus
Puhelinnumero: 010 2524627
Sähköpostiosoite: hr-palvelut(a)op.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja(a)op.fi

4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Rekrytointirekisteri

Jokaisella OP Ryhmän työnantajalla on oma rekrytointirekisteri. Tällä tietosuojaselosteella kuvataan henkilötietojen käsittelyä kunkin rekisterinpitäjän (jokainen OP Ryhmän työnantajayhteisö) omassa rekrytointirekisterissä.

Rekisterin rekisteröityjä ovat OP Ryhmän sisäiset ja ulkoiset työnhakijat, jotka hakevat rekisterinpitäjän avoimiksi ilmoittamia työpaikkoja. Hakija voi tallentaa perustietonsa rekrytointijärjestelmään, jolloin tästä muodostuu avoin hakemus. Mikäli henkilö tämän jälkeen kohdistaa hakemuksensa avoimeen tehtävään ja täyttää tehtävään liittyvät lisäkysymykset, muodostuu tästä tehtäväkohtainen hakemus. Pääsääntöisesti hakija itse kohdentaa hakemuksensa tiettyyn tehtävään, mutta tämän voi hakijan suostumuksella tehdä myös rekrytointiasiantuntija.

Rekisteriin kuuluu, etukäteen määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti, tietoja myös niistä jo päättyneisiin hakuprosesseihin osallistuneista työnhakijoista, joita ei ole valittu avoimiin tehtäviin.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä rekisteröidyistä tarvittavat tiedot työntekijän valintaa varten. Tietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin rekrytoinnin läpivienti edellyttää.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:

  • avointen tehtävien täyttämisen edellyttämä henkilötietojen käsittely hakemuksen jättämisestä työntekijän tai -tekijöiden valintaan (ts. rekrytointiprosessin läpivienti), mukaan lukien hakijoiden arviointi ja hakijoiden informointi tehdyistä valinnoista
  • hakijoiden ehdokaskokemuksen mittaaminen
  • työsopimuksen tekeminen valitun / valittujen työntekijöiden kanssa
  • tilastotietojen keruu rekrytointiprosesseista
  • tietojen käyttö informointitarkoituksiin, esimerkiksi avoimista tehtävistä sekä OP Ryhmän tapahtumista ja tilaisuuksista ilmoittaminen
  • lain sallimien turvallisuusselvitysten sekä muiden arviointien ja taustaselvitysten tekeminen tai teettäminen
  • ​työoikeudellisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen

  • lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen

Profilointi

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää myös profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia. Profilointia käytetään rekrytoinnin yhteydessä tehtävissä soveltuvuusarvioinneissa. Soveltuvuusarviointien avulla arvioidaan hakijoiden ominaisuuksia työntekijänä. Soveltuvuusarvioinnit ovat osa työhönotossa tehtävää kokonaisarviota ja niitä käytetään rekrytointipäätösten tukena. Tavoitteena on löytää hakijoista työtehtävään parhaiten sopiva henkilö.

Käsittelyn oikeusperusteet

Alla on kuvattu rekisteriin liittyvät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.

Oikeusperuste Esimerkki
Sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet Rekisterissä käsitellään henkilötietoja työsopimuksen tekemiseksi valitun työnhakijan kanssa.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin läpiviemiseksi. Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on rekisteröidyn hakemukseen perustuva asiallinen yhteys.

Rekisterinpitäjä voi tällä perusteella käsitellä henkilötietoja myös työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi ja esittämiseksi tai sellaisen puolustamiseksi.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tällä perusteella suoritettava käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.
Suostumus Suostumus toimii rekisterissä käsittelyperusteena esimerkiksi kun rekisterinpitäjä pyytää rekisteröityä osallistumaan tiettyihin rekrytoinnin yhteydessä suoritettaviin arviointeihin tai pyytää rekisteröidyltä luvan tarvittavien taustaselvitysten tekemiseen.

Rekisteröidyn suostumuksella hänen jättämäänsä avointa hakemusta voidaan käyttää etsittäessä rekrytointijärjestelmään tehtyjen hakemusten perusteella sopivia kandidaatteja avoimiin työtehtäviin.
Lakisääteinen velvoite Kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle laissa asetetun velvoitteen täyttämiseksi, käsittelyperusteena toimii lakisääteinen velvoite.

6. Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä Ryhmän tietosisältö
Perustiedot Yleensä hakuvaiheessa käsiteltävät henkilön perustiedot

Nimi
Yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
Muut yksilöintitiedot (kuten hakemustunnus)

Työtehtävään valitusta henkilöstä lisäksi käsiteltävät perustiedot

Tarkemmat tiedot työsopimusta varten, kuten henkilötunnus / syntymäaika, kaikki etunimet, kansalaisuus- ja työlupatiedot ja sukupuoli, tieto sidonnaisuudesta Yhdysvaltoihin ja vakuutusten tarjoamiseen osallistuvien työntekijöiden osalta vahvistus hyvämaineisuudesta
Suostumukset Rekisteröidyn antamat suostumukset mahdollisiin henkilöarviointeihin ja tarvittavien taustaselvitysten tekemiseen

Rekisteröidyn suostumus käyttää avointa hakemusta useassa rekrytointiprosessissa
Rekrytointiin liittyvät tapahtumatiedot Rekrytointiprosessin hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat, kuten mahdollista työhaastattelua koskevat tiedot
Taustatiedot Tyypillisesti käsiteltäviä taustatietoja ovat:
 
  • koulutus- ja tutkintotiedot
  • aikaisempi työkokemus
  • kielitaito
  • osaamiset
  • CV ja saatekirje sekä mahdolliset muut liitteet
  • LinkedIn-profiili
Profilointitiedot Hakijasta soveltuvuusarviointitestien perusteella saatavat tiedot
Kiinnostuksen kohteet Rekisteröidyn kiinnostuksen kohteina olevat työtehtävät ja niiden sijaintipaikat
Käyttäytymistiedot (ml. evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot) Verkkosivuilla työhakemuksen jättäneiden rekisteröityjen osalta tallennetaan tieto verkkosivustosta, jolta he ovat päätyneet OP:n rekrytointisivustolle. Kerättyihin tietoihin kuuluu esimerkiksi IP-osoite.
Tallenteet ja viestien sisältö Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen viestintä

Rekrytointiprosessin aikana kerätään / tuotetaan tallenteita muun muassa seuraavien toimintojen osalta: arviointikyselyt ja videohaastattelut.
Tekniset tunnistamistiedot Laitteen tai sovelluksen määrittämä tunniste, jonka avulla laitteen tai sovelluksen käyttäjä on tunnistettavissa käyttämällä tarvittaessa lisätietoja

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Tietojen luovutuksensaajat

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä tai sen ulkopuolisille tahoille rekisteröidyn suostumukseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen.

Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset.

Tietojen luovutuksensaajia ovat esimerkiksi:

  • Suojelupoliisi (turvallisuusselvityksen tekeminen)
  • Relokaatiopalvelujen tarjoajat
  • Soveltuvuusarviointien palveluntarjoajat
  • Työterveydenhuollon palveluntarjoajat (huumausainetestin tekeminen)

Tietojen siirto alihankkijoille

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset. Osa käytetyistä alihankkijoista on OP Ryhmän muita yhteisöjä, osa ryhmän ulkopuolisia rekrytointikumppaneita.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisistä siirroista sekä mallisopimuslausekkeista saat OP:n verkkosivuilta: op.fi/tietosuoja.

8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä säilyttää hakukohtaisia tietoja 24 kuukautta laskettuna haun päättymisen / valintapäätöksen ajankohdasta.

Rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot niiden säilytysajan päätyttyä siten, että tiedoista ei voida tunnistaa yksittäistä henkilöä.

OP Ryhmän ulkoinen hakija voi poistaa rekrytointijärjestelmässä olevan hakijaprofiilinsa haluamanaan ajankohtana itse.

9. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään hänen täyttäessään työhakemuksen.

Tehtävään harkittavan henkilön osalta henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten rekistereistä (taustaselvitykset), kuten:

  • Suojelupoliisilta mahdollista turvallisuusselvitystä varten rekisteröidyn suostumuksella
  • luottotietorekisterinpitäjiltä lain sallimissa puitteissa

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan ulkoisen hakijaprofiilinsa.

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.

Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

11. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen.

12. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niitä voivat käyttää ainoastaan ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Tietojen arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä eikä tarpeettomia tai vanhentuneita tietoja säilytetä.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.