OP Ryhmälle työtä tekevälle ulkoiselle työvoimalle teetetään seuraavat tai osa seuraavista taustaselvityksistä: huumausainetesti, luottotietojen tarkastus, ja Suojelupoliisin turvallisuusselvitys. Tämän lisäksi allekirjoitetaan salassapitositoumus koskien toimeksiantajan omistamaa salassa pidettävää tietoa ja materiaalia. Taustaselvitykset ovat yhdenvertaisia OP:n oman ja ulkoisen työvoiman osalta, jolloin tehtävä työ ratkaisee, eikä työnantaja.
Jos toimittaja, tai toimeksiantoon valittu henkilö, kieltäytyy taustaselvityksistä, ei sopimusta voida tehdä tai toimeksiantoa aloittaa. Taustaselvitettävät tehtävät tunnistetaan hankkeen/projektin määrittelyn, tehtävänkuvien ja sopimuksen laatimisen yhteydessä. Tehtävien tunnistamisesta vastaavat yhdessä liiketoiminnan, hankinnan ja toimittajan edustajat.
Vaadittavat taustaselvitykset
- Vuokratyövoima ja Kumppanit: huumausainetesti, luottotietojen tarkastus ja salassapitositoumus, jos henkilöllä on kulkuoikeudet OP Ryhmän tiloihin tai käyttöoikeudet järjestelmään, jotka sisältävät kriittiseksi luokiteltua tietoa. Turvallisuusselvitys tehdään, jos henkilön toimenkuvaan kuuluu kriittisten järjestelmien kehitys tai ylläpito tai perusteena on erityinen liiketoimintakriittinen syy.
- Konsulteille tehdään taustaselvitykset, jos he työskentelevät OP Ryhmässä kriittisiksi määritellyn tiedon parissa.
Milloin taustaselvitykset tehdään:
- Taustaselvitykset tehdään, kun sopimus / toimeksianto tehdään tai kun sopimusta/toimeksiantoa jatketaan, jos taustaselvityksiä ei ole aikaisemmin tehty.
- Selvitykset tehdään kansallisuudesta tai työskentelymaasta riippumatta. Paikallinen lainsäädäntö antaa raamit mitä selvityksiä ja milloin voidaan teettää. Tarkempia ohjeita saat OP:n hankinnalta.
- Taustaselvitykset tulee tehdä uudestaan, jos OP:lle työskentelevän henkilön työsopimuksessa toimittajayritykseen on vähintään kuuden (6) kuukauden katkos.
- OP:lle jo työskentelevien henkilöiden osalta selvitykset tulee käynnistää viivytyksettä.
- Turvallisuusselvitys prosessina kestää useamman viikon ja henkilö voi aloittaa tehtävässä ehdollisena prosessin käynnistämisen jälkeen, kunnes vastaukset saadaan.