Varför lönar det sig att ingå skriftliga avtal?
Det är fördelaktigt att ingå avtal i exempelvis de följande fallen:
- Alla avtalsparter är medvetna om innehållet i en leverans, om tidsplanen och om vad var och en förutsätts göra. I avtalet ska också ingå bestämmelser om eventuella avtalsbrott, ersättningsskyldighet och dröjsmål, så man vet hur man ska agera, om allt inte går som planerat.
- Avtal ger en proffsig bild av din affärsverksamhet.
- Vid eventuella tvister kan du bevisa vad som avtalats.
- Även om ditt eget arvode är litet, kan ett fel orsaka enorm skada.
Konsument eller företag som avtalspartner
Konsumentkunder
Konsumentkunder till företag skyddas med exempelvis konsumentskyddslagen, från vars bestämmelser man inte kan avvika till skada för konsumenten. Det är lönt att vara påläst om konsumentskyddslagen, om du ingår avtal med konsumenter.
Företagskunder
Företag får rätt fritt bestämma om villkoren i avtal som de ingår sinsemellan. Ett företag kan exempelvis begränsa sitt eget ersättningsansvar för skador som vållats avtalspartnern. Om inget avtal ingåtts, regleras handeln mellan företag av köplagen samt av de allmänna avtalsrättsliga principerna enligt vilka säljaren har ett rätt långtgående ansvar för sina fel.
I synnerhet då ett företag säljer produkter till ett annat, är det lönt att fästa stor uppmärksamhet på avtalet, eftersom lagen i sig inte ger tydliga lösningar på problemställningar. Därför ska ditt företag göra avtal omsorgsfullt, så ni är klara över till vad ni har förbundit er och hur ni ska agera om någonting händer.
Om du idkar internationell handel, ska du anlita en jurist med specialkompetens. Inom internationell handel kan exempelvis det vilket lands lagstiftning som tillämpas på avtalet och i vilket land eventuella rättegångar förs ställa till det ytterligare. Fäst särskild uppmärksamhet vid detta, så undviker du obehagliga överraskningar.
Allmänna minnesregler för ingående av avtal
Ett skriftligt avtal är hörnstenen i företagets riskhantering, och då du ingår avtal, ska du beakta åtminstone följande:
- Ingå alltid skriftliga avtal.
- Tänk på riskerna som anknyter till entreprenaden eller uppdraget och på hur man kan förbereda sig på dem i avtalet.
- Läs avtalsvillkoren som du förbinder dig till, och ställ frågor, om det är något du inte förstår.
- Inlemma standardiserade avtalsvillkor till avtalet på ett vederbörligt sätt. Mer om standardvillkor och om hur de inlemmas i avtal följer nedan.
- Försäkra dig också om att dina underleverantörer har tillräckliga försäkringar.
- Anlita vid behov en jurist för utformningen av avtal.
Innan avtalet tecknas
- Kolla avtalspartnerns kredituppgifter och handelsregisterutdrag.
- Bekanta dig med lagstiftningen som rör just din bransch.
- Tänk på riskerna som anknyter till ditt företags verksamhet och om du kunde begränsa dessa risker genom avtal. Anlita vid behov en jurist.
Innehållet i ett skriftligt avtal
Med ett skriftligt avtal ska man avtala om åtminstone de följande:
Vilkendera avtalsparten ansvarar för vad?
- Innehållet i och tidsplanen för leveransen
Hur agera om allt inte förlöper planenligt?
- Bestämmelser om eventuella avtalsbrott, ersättningsskyldighet och dröjsmål
- Begränsa vid behov ditt eget ansvar och tänk på ditt företags betalningsförmåga om något händer
Standardvillkor
Många branscher tillämpar standardvillkor, allmänna avtalsvillkor, som har tagits fram för branschen i fråga, såsom YSE 98, MET 03, KL2004, Tal2018, KSE2018.
Att använda standardvillkor minskar tiden man måste lägga ned på avtal, och det blir alltså kostnadseffektivare att göra upp avtal. Försäkra dig om att standardvillkoren du ska använda lämpar sig för din bransch och din affärsverksamhet.
Läs alltid omsorgsfullt standardvillkoren som inlemmas i avtalet, så du är medveten om vad du förbinder dig till. I standardvillkoren ingår ofta villkor om begränsning av ansvar, som man ska vara särskilt uppmärksam på. Om det är något i villkoren du inte förstår, så fråga vad det är som avses, eller kontakta vid behov en jurist.
Standardvillkor tillämpas endast om de har inlemmats i avtalet på vederbörligt sätt, och man ska alltid lämna dem till avtalspartnern för genomläsning innan avtalet ingås. Om standardvillkoren bara bifogas till avtalet utan att avtalspartnern har kunnat läsa dem innan avtalet ingås, kommer de inte att utgöra en del av avtalet.
Bifoga alltså alltid standardvillkoren till anbudet som skickas till kunden och till det slutliga avtalet. Enbart en hänvisning till avtalsvillkor som finns på ditt företags webbplats räcker exempelvis inte.