Företagets e-fakturor och fakturering

Vanliga frågor

Vad är ett fakturerarmeddelande och hur upprättar jag det?

På basis av fakturerarmeddelandet visas uppgifterna för ditt företag i nättjänsten för privatkunder och dina kunder kan beställa e-fakturor.

Du kan upprätta ett fakturerarmeddelande med en programvara som finns på Finans Finlands webbplats (på finska). Programvaran för upprättandet av fakturerarmeddelandet upprättar automatiskt meddelanden som skickas till alla finländska banker. Meddelandena kan skickas i en fil.

Tilläggsupplysningar får du i din Andelsbank.

Jag vill börja e-fakturera – Hur kommer jag igång?

För att kunna ta emot och sända e-fakturor behöver ditt företag ett avtal om e-fakturatjänsten. Du kan välja att endast motta eller sända e-fakturor eller både och. För att få den kan du kontakta vår telefontjänst 0100 05151 eller din andelsbank.

Om du sköter ditt företags bankärenden i tjänsten op.fi sköter och OP-företagsmobilen, kan du beställa en e-faktura för ditt företag genom att meddela faktureraren din mottagningsadress för e-fakturor och din förmedlarkod.

Du ser din e-fakturaadress då du loggar in i tjänsten op.fi. Förmedlarkoden för OP:s kunder är OKOYFIHH.

Till din e-fakturaadress

I OP-företagsmobilen ser du e-fakturaadressen via Kundrelation - E-fakturaadress.

Beroende på fakturerare kan uppgifterna meddelas på olika sätt (t.ex. per telefon, per e-post eller med en blankett som finns på fakturerarens webbplats). Vi meddelar automatiskt din e-fakturaadress till e-adressregistret på webbplatsen verkkolaskuosoite.fi, varifrån en del fakturerare kan söka dina faktureringsuppgifter direkt.

Om du fakturerar konsumentkunder, måste du också upprätta ett fakturerarmeddelande för att dina kunder ska kunna beställa e-fakturor från ditt företag. På webbplatsen Finans Finland finns en programvara för upprättande av fakturerarmeddelande (på finska).

I praktiken upprättas fakturerarmeddelandet en gång med programvaran. Meddelandet förmedlas till alla finländska banker så att det är möjligt att beställa e-fakturor.

Hur skapar jag en e-faktura i nätbanken?

Anvisningar för användningen av e-fakturatjänsten finns i tjänsten op.fi.

Till anvisningarna för att upprätta en e-faktura

Mer anvisningar och information om e-fakturatjänsten

Varför visas inte mitt företags adress eller varför visas den fel i e-adressregistret?

Företagskundernas nätfakturaadresser uppdateras dagligen på sidan verkkolaskuosoite.fi. Ditt företags nätfakturaadress syns i tjänsten verkkolaskuosoite.fi endast om adressen har använts.

Om företagets nätfakturaadress inte finns med i tjänsten eller om det är felaktigt, ska du kontakta vår kundtjänst på numer 0100 05151. 

Om du vill avsluta företagets avtal om e-fakturatjänsten helt och håller, kan företagets företrädare kontakta vår kundtjänst antingen med ett nätmeddelande eller per telefon. 

Ett husbolag byter bokförings- eller disponentbyrå – Hur ändrar vi fakturerarmeddelandet och vem ska ändra det?

Ni kan lämna in en ny bankförbindelsefullmakt per e-post på adressen pankkiyhteysvaltuutukset@op.fi eller som ett nätmeddelande. Blanketten för bankförbindelsefullmakt finns här.

Om ni anlitar den elektroniska faktureringstjänsten och sänder fakturor till konsumentkunder ska ni också beakta ändringarna i fakturerarmeddelandet.

Om bokförings- eller disponentbyrån är kund i samma bankgrupp som föregångaren, behöver fakturerarmeddelandet inte ändras. Om bankgruppen byts, måste den föregående materialhanteraren skicka en ändringsanmälan med den nya bokförings- eller disponentbyråns uppgifter. Materialhanterarna måste komma överens om hur uppgifterna om kunder som faktureras förmedlas som underlag för fakturering.

Om det också måste göras ändringar i användarna av OP-nättjänsten för företag, ska företagets firmatecknare sända oss ett nätmeddelande med uppgifterna om den person som ska läggas till. Om det finns ett protokollsbeslut över detta, ska det sändas till oss. 

Jag skickade nyss en e-faktura och märkte ett fel i den. Kan jag ännu ta bort eller rätta den?

Efter sändningen kan du tyvärr inte längre ångra eller ta bort en e-faktura som har skickats via nättjänsten. Det lönar sig att meddela mottagaren om felet i fakturan eller att skicka en kreditnota för fakturan.

I vissa fall är det möjligt att ångra en faktura som har skickats via Web Services-kanalen innan processkörningen börjar. Fråga mer i OP:s telefontjänst på numret 0100 05151.

Hur upprättar jag en kreditnota för en skickad e-faktura?

I OP-företagsmobilen kan du skicka en kreditnota genom att trycka på den faktura som du vill ska krediteras - tryck på de tre punkterna uppe till höger bredvid fakturanumret - tryck på “Upprätta kreditnota”.

I nättjänsten op.fi kan du skicka en kreditnota genom att välja “Använd som underlag för ny e-faktura” bland uppgifterna för den faktura som ska krediteras och genom att skriva in fakturaraderna som negativa belopp. Dessutom lönar det sig att nämna att den faktura som har skickats krediterar en tidigare faktura.

Varför går det inte att beställa ett textmeddelande eller ett e-postmeddelande om en ankommen e-faktura?

Sändningen av ett textmeddelande eller e-postmeddelande om en ankommen e-faktura baserar sig på en e-fakturabeställning eller ett mottagningsmeddelande som upprättats via bankens system .

Eftersom den här tjänsten inte erbjuds för företagskunder, är det inte möjligt att beställa ett meddelande om en ankommen e-faktura.

Hur kan jag fakturera konsumentkunder?

Du måste upprätta och skicka ett fakturerarmeddelande. Efter det kan dina kunder börja beställa e-fakturor från ditt företag. Du kan upprätta ett fakturerarmeddelande med en programvara som finns på Finans Finlands webbplats (på finska). 

I praktiken upprättas fakturerarmeddelandet en gång med programvaran. Meddelandet förmedlas till alla finländska banker (9 st.) så att det är möjligt att beställa e-fakturor. För sändningen av fakturerarmeddelandena debiteras serviceavgifter i enlighet med servicetariffen.

Jag fick en felretur för en e-faktura – Vad innebär det här?

De mest allmänna felreturerna gäller adressuppgifterna för fakturamottagaren eller fakturans innehåll. Olika aktörers felreturer kan innehålla små skillnader i formuleringar.

Om du får meddelandet “Vastaanottajaa ei löydy” (Mottagaren hittas inte) ska du kontrollera mottagarens nätfakturaaddress och förmedlarkod (fråga mottagaren efter uppgifterna vid behov).

Motsvarande fel i uppgifterna för mottagarens e-fakturaförmedlare orsakar meddelandet “Intermediatoria ei löydy” (Intermediatorn hittas inte).

De mer tekniska felmeddelandena är ofta på engelska till följd av allmänna standarder. I sådana situationer lönar det sig att kontakta det tekniska stödet för den programvara som har använts för att upprätta fakturamaterialet. Banken kan vid behov konsultera om programleverantören inte hittar felet.

Jag vill skicka direktbetalningar till mina kunder – Hur går jag tillväga?

För att kunna skicka direktbetalningar, måste du i fakturerarmeddelandet välja direktbetalningsalternativet utöver e-fakturor. Vid behov kan du göra en ändringsanmälan för fakturerarmeddelandet och uppdatera uppgiften.

I praktiken finns det inte någon skillnad mellan sändningen av direktbetalningar och sändningen av e-fakturor, eftersom mottagaren vanligtvis specificeras med mottagningsadressen och förmedlarkoden. Skillnaden till en e-faktura är att man måste skicka ett förhandsmeddelande till kunden om direktbetalning. Du kan antingen själv skicka det till kunden eller skicka det via OP:s utskriftstjänst.

I vilka fall måste jag ändra fakturerarmeddelandet?

Om uppgifterna för ditt företag ändras, måste fakturerarmeddelandet ändras. Också i en situation där ditt företags e-fakturaförmedlare byts, måste man göra en ändringsanmälan.