OP Ryhmän vaikuttajaviestinnän ja yhteiskuntasuhteiden sidosryhmärekisteri

Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen lainsäädännön edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

OP Osuuskunta
Postiosoite: PL 30800013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Tuomas Telkkä
Sähköpostiosoite: tuomas.telkka@op.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

OP Ryhmän vaikuttajaviestinnän ja yhteiskuntasuhteiden sidosryhmärekisteri
Rekisteröityjä ovat OPn sidosryhmien edustajat lähiyhteisöistä, mediasta, koulutussektorilta, tiedeyhteisöistä, kansalaisjärjestöistä, toimialajärjestöistä, työmarkkinajärjestöistä, päättäjistä, viranomaisista ja vaikuttajista. Rekisteröidyt voivat olla yksityishenkilöitä tai yhteisöjensä edustajia.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat:

  • sidosryhmä- ja yhteiskuntasuhteiden ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen
  • sidosryhmä- ja yhteiskuntasuhteiden seuranta sekä segmentointi, jotta rekisterinpitäjä pystyy tarjoamaan näille ryhmille suunnattua yhteydenpitoa OP kontekstissa ja käymään yhteiskunnallista keskustelua
  • liiketoiminnan kehittäminen
  • suostumukseen perustuvat mielipidetutkimukset
Oikeusperuste Esimerkki
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut Ylläoleviin käyttötarkoituksiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu lähtökohtaisesti oikeutettuihin etuihin.
Suostumus Henkilötietojen käsittely voi myös perustua rekisteröidyltä pyydettyyn suostumukseen, esimerkiksi suostumukseen perustuva mielipidetutkimus.

6. Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä Ryhmän tietosisältö
Perustiedot Rekisteröidyn nimi
Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, organisaation postiosoite ja Twitter-tili.
Kiinnostuksen kohteet Tiedot rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista kuten finanssiala, talous ja vastuullisuus.
Taustatiedot Ammatti, yhteiskunnallisesti merkittävä luottamustehtävä tai merkittävä asema yhteiskunnallisessa keskustelussa.
Yhteiskunnallinen vaikuttaminen

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa esimerkiksi tilaisuuksien kutsuvieraslistan laadintaan.

8. Henkilötietojen siirtäminen

Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin rekisteröity toimii OPn sidosryhmään kuuluvassa ammatissa tai yhteiskunnallisessa asemassa. Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa myös se, miten rekisteröity pitää yhteyttä OP Ryhmään ja osallistuu OP Ryhmän toimintaan ja tapahtumiin liittyen vaikuttajaviestintään sekä yhteiskuntasuhteisiin. Sidosryhmä- tai yhteiskuntasuhteisiin liittyvän suhteen päätyttyä esimerkiksi ammatin tai yhteiskunnallisen aseman muuttuessa rekisteröidyn tiedot poistetaan noin viiden vuoden kuluttua.

10. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään, sekä julkisista lähteistä, kuten valtiollisten ja kunnallisten toimijoiden sekä yritysten verkkosivuilta ja julkisista sosiaalisen median profiileista. Henkilötietoja päivitetään ajantasaisiksi säännöllisin väliajoin muutaman kerran vuodessa. Tässä yhteydessä tarkistetaan myös se toimiiko rekisteröity enää OPn sidosryhmään kuuluvassa ammatissa tai yhteiskunnallisessa asemassa

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Kun tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkaa rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

12. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

13. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.