Yrityksen e-laskut ja laskutus
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka teen e-laskun verkkopankissa?
Miksi yritykseni osoite ei näy tai se näkyy väärin verkkolaskuosoitteisto.fi-sivulla?
Haluan aloittaa e-laskutuksen – Kuinka pääsen alkuun?
Taloyhtiöllä vaihtuu tili- tai isännöintitoimisto – Kuinka muutamme laskuttajailmoituksen ja kenen tulee tämä tehdä?
Kuinka teen hyvityslaskun lähettämälleni e-laskulle?
Sain e-laskusta virhepalautteen – Mitä tämä tarkoittaa?
Lähetin juuri e-laskun ja huomasin siinä virheen. Voinko vielä poistaa tai korjata sitä?
Kuinka voin laskuttaa kuluttaja-asiakkaita?
Haluan lähettää asiakkailleni suoramaksuja – Kuinka tämä onnistuu?
Mikä on laskuttajailmoitus ja kuinka teen sen?
Missä tapauksissa pitää tehdä muutos laskuttajailmoitukseen?
Miksi en saa tilattua saapuneesta e-laskusta tekstiviesti- tai sähköposti-ilmoitusta?
Miksi yritykseni osoite ei näy tai se näkyy väärin verkkolaskuosoitteisto.fi-sivulla?
Teknisten rajoitteiden vuoksi emme tällä hetkellä pysty päivittämään toiminimiyrittäjien verkkolaskuosoitteita verkkolaskuosoitteistoon. Jos toimit toiminimellä, tulee sinun ilmoittaa itse verkkolaskuosoitteesi laskuttajille.
Mikäli yrityksen verkkolaskuosoite näkyy sivulla väärin, voit laittaa OP:n osoitteiden osalta korjauspyynnön verkkolaskuosoitteiston kautta ja mikäli kyseinen sopimus halutaan lopettaa kokonaan, yrityksen edustaja voi olla yhteydessä joko verkkoviestillä tai puhelimitse 0100 05151.
Haluan aloittaa e-laskutuksen – Kuinka pääsen alkuun?
Yritykselläsi tulee olla e-laskun lähetyspalvelu. Tämän saamiseksi voit olla yhteydessä puhelinpalveluumme 0100 05151 tai omaan osuuspankkiisi.
Voit tilata yrityksellesi e-laskun ilmoittamalla laskuttajalle e-laskun vastaanotto-osoitteesi ja välittäjätunnuksesi. Vastaanotto-osoitteen löydät op.fi-palveluun kirjautuneena kohdasta Maksaminen ja laskutus > Verkkolaskuosoite ja laskujen säilytys. Välittäjätunnus on OP:n asiakkailla OKOYFIHH.
Laskuttajien välillä on eroja siinä, miten voit ilmoittaa tiedot (esim. puhelimitse, sähköpostitse tai laskuttajan verkkosivuilta löytyvän lomakkeen kautta). Jotkut laskuttajat voivat myös hakea laskutustietosi verkkolaskuosoitteisto.fi-sivun tiedoista.
Toiminimiyrittäjänä voit tilata e-laskuja samalla tavalla kuin tilaat e-laskuja henkilöasiakkaana. Vaihtoehtoisesti voit myös ilmoittaa e-laskun vastaanotto-osoitteesi ja välittäjätunnuksesi laskuttajalle. Tällöin sinun tulee käydä muuttamassa e-laskujen asetuksia op.fi-palvelussa > Oma nimi > Oma Profiili > Suostumukset > e-laskujen vastaanoton rajoitukset.
Valitse e-laskujen vastaanoton rajoitus ”Otan e-laskuja vastaan kaikilta laskuttajilta, joille olen antanut e-laskuosoitteeni.” Samasta paikasta löydät myös oman e-laskuosoitteesi ja välittäjätunnuksesi. OP:n asiakkailla välittäjätunnus on OKOYFIHH.
Jos laskutat kuluttaja-asiakkaita, tulee sinun lisäksi tehdä laskuttajailmoitus, jotta asiakkaasi voivat tilata yritykseltäsi e-laskuja. Voit tehdä laskuttajailmoituksen Finanssialan verkkosivuilta löytyvällä laskuttajailmoituksen teko-ohjelmalla.
Laskuttajailmoitus muodostetaan käytännössä ohjelmalla kerran ja tämä ilmoitus välitetään kaikkiin suomalaisiin pankkeihin (10 kpl), jotta e-laskun tilausten tekeminen on mahdollista.
Taloyhtiöllä vaihtuu tili- tai isännöintitoimisto – Kuinka muutamme laskuttajailmoituksen ja kenen tulee tämä tehdä?
Voitte toimittaa uuden pankkiyhteysvaltuutuksen sähköpostilla osoitteeseen pankkiyhteysvaltuutukset@op.fi tai verkkoviestillä. Pankkiyhteysvaltuutuslomakkeen löydät täältä.
Jos teillä on käytössä sähköinen laskutuspalvelu ja lähetätte kuluttaja-asiakkaille laskuja, huomioittehan myös laskuttajailmoituksen muutokset.
Jos tili- tai isännöintitoimisto on saman pankkiryhmän asiakkaana kuin edeltäjänsä, ei laskuttajailmoitusta tarvitse muuttaa. Jos pankkiryhmä vaihtuu, tulee edeltävän aineistonhoitaja lähettää muutosilmoitus, jolla ilmoitetaan muutoksen jälkeisen tili- tai isännöintitoimiston tiedot. Aineistonhoitajien tulee sopia, miten tiedot laskutettavista asiakkaista välitetään laskutuksen pohjaksi.
Mikäli muutoksia tulee tehdä myös Yrityksen OP-verkkopalvelun käyttäjiin, tulee yrityksen nimenkirjoittajan toimittaa meille lisättävän henkilön tiedot verkkoviestillä. Jos tästä on tehty myös pöytäkirjapäätös, toimitattehan sen myös meille.
Kuinka teen hyvityslaskun lähettämälleni e-laskulle?
Op.fi-verkkopalvelussa voit lähettää hyvityslaskun valitsemalla hyvitettävän laskun tiedoista kohdan ”Käytä uuden e-laskun pohjana” ja kirjaamalla laskurivit miinusmerkkisinä. Lisäksi kannattaa mainita, että lähetettävä lasku hyvittää aiempaa laskua.
Sain e-laskusta virhepalautteen – Mitä tämä tarkoittaa?
Yleisimmät virhepalautteet koskevat laskun vastaanottajan osoitetietoja tai laskun tietosisältöä. Eri toimijoiden virheilmoituksissa voi olla pieniä eroja sanamuodoissa.
”Vastaanottajaa ei löydy” -ilmoituksen saatuasi tulisi tarkistaa vastaanottajan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus (tarvittaessa tiedot voi tarkistaa saajalta).
Vastaavat virheet vastaanottajan verkkolaskuvälittäjän tiedoissa tuottavat ilmoituksen ”Intermediatoria ei löydy”.
Teknisemmät virheilmoitukset ovat usein englanniksi yleisistä standardeista johtuen. Näissä tilanteissa kannattaa ottaa yhteyttä laskuaineiston muodostamiseen käytetyn ohjelman tukeen. Pankki voi tarvittaessa konsultoida, jos ohjelmatoimittaja ei löydä virhettä.
Lähetin juuri e-laskun ja huomasin siinä virheen. Voinko vielä poistaa tai korjata sitä?
Et voi valitettavasti enää lähetyksen jälkeen perua tai poistaa verkkopalvelun kautta lähetettyä e-laskua. Laskun virheestä kannattaa ilmoittaa saajalle tai lähettää laskusta hyvityslasku.
Yrityksen pankkiyhteyskanavan (Web Services) kautta lähetetyn laskun peruminen on joissain tapauksissa mahdollista ennen käsittelyajon alkamista. Asiaa voi tiedustella OP 0100 05151 puhelinpalvelustamme.
Kuinka voin laskuttaa kuluttaja-asiakkaita?
Sinun tulee tehdä ja lähettää laskuttajailmoitus. Tämän jälkeen asiakkaasi voivat tilata yritykseltäsi e-laskuja. Voit tehdä laskuttajailmoituksen Finanssialan verkkosivuilta löytyvällä laskuttajailmoituksen teko-ohjelmalla.
Laskuttajailmoitus tehdään käytännössä ohjelmalla kerran ja tämä ilmoitus välitetään kaikkiin suomalaisiin pankkeihin (10 kpl), jotta e-laskun tilausten tekeminen on mahdollista. Laskuttajailmoitusten lähettämisestä veloitetaan palveluhinnaston mukaiset palvelumaksut.
Haluan lähettää asiakkailleni suoramaksuja – Kuinka tämä onnistuu?
Käytännössä suoramaksujen lähettäminen ei eroa e-laskujen lähettämisestä, sillä saaja yksilöidään normaalisti vastaanotto-osoitteella ja välittäjätunnuksella. Erona e-laskuun on se, että asiakkaalle tulee lähettää suoramaksun ennakkoilmoitus. Voit lähettää tämän joko itse asiakkaalle tai OP:n Tulostuspalvelun kautta tulostettuna palveluna.
Mikä on laskuttajailmoitus ja kuinka teen sen?
Laskuttajailmoituksen perusteella yrityksesi tiedot näytetään henkilöasiakkaiden verkkopalvelussa ja asiakkaasi voivat tehdä e-laskutilauksen.
Voit tehdä ja lähettää laskuttajailmoituksen Finanssialan verkkosivuilta löytyvällä laskuttajailmoituksen teko-ohjelmalla. Laskuttajailmoituksen teko-ohjelma muodostaa automaattisesti ilmoitussanomat kaikkiin suomalaisiin pankkeihin, ja nämä sanomat voi lähettää yhtenä tiedostona.
Toiminimiyrittäjillä laskuttajailmoituksen lähettämiseen tarvitaan Aineistosiirto-palvelu op.fi-verkkopalvelussa. Saat tästä lisätietoa omasta Osuuspankistasi.
Missä tapauksissa pitää tehdä muutos laskuttajailmoitukseen?
Miksi en saa tilattua saapuneesta e-laskusta tekstiviesti- tai sähköposti-ilmoitusta?
Tekstiviesti- tai sähköposti-ilmoituksen toimittaminen saapuneesta e-laskusta perustuu pankin järjestelmän kautta tehtyyn e-laskutilaukseen tai vastaanottoilmoitukseen.
Koska tätä palvelua ei ole tarjolla yritysasiakkaille, ilmoituksen tilaaminen saapuneesta e-laskusta ei ole mahdollista.