Företagets e-fakturor och fakturering

Vanliga frågor

Hur skapar jag en e-faktura i nätbanken?

Varför visas inte mitt företags adress eller varför visas den fel i e-adressregistret?

På grund av tekniska begränsningar kan vi inte för närvarande uppdatera firmaföretagares nätfakturaadresser i e-adressregistret. Om du är firmaföretagare, måste du själv meddela fakturerarna din nätfakturaadress.

Om ditt företags nätfakturaadress visas fel på sidan, kan du för OP-adressernas del göra en korrigeringsbegäran via e-adressregistret, och om avtalet i fråga helt ska avslutas, kan en företrädare för företaget ta kontakt antingen per nätmeddelande eller per telefon 0100 05151.

Jag vill börja e-fakturera – Hur kommer jag igång?

Ditt företag måste använda tjänsten för sändning av e-fakturor. För att få den kan du kontakta vår telefontjänst 0100 05151 eller din andelsbank.

Du kan beställa en e-faktura för ditt företag genom att meddela faktureraren din mottagningsadress för e-fakturor och din förmedlarkod. Mottagningsadressen ser du inloggad i tjänsten op.fi via Betalning och fakturering > Nätfakturaadress och förvaring av fakturor. Förmedlarkoden för OP:s kunder är OKOYFIHH.

Beroende på fakturerare kan uppgifterna meddelas på olika sätt (t.ex. per telefon, per e-post eller med en blankett som finns på fakturerarens webbplats). Vissa fakturerare kan också söka dina faktureringsuppgifter från e-adressregistret på webbplatsen verkkolaskuosoite.fi.

Som firmaföretagare kan du beställa e-fakturor på samma sätt som du gör som privatkund. Alternativt kan du också meddela faktureraren din mottagningsadress för e-fakturor och din förmedlarkod. Då måste du ändra inställningarna för e-fakturor i tjänsten op.fi > ditt namn > Min profil > Samtycken > Begränsningar i mottagningen av e-fakturor.

Välj begränsningen för mottagningen av e-fakturor: “Jag tar emot e-fakturor av alla fakturerare till vilka jag har gett min e-fakturaadress”. På samma ställe finns också din e-fakturaadress och förmedlarkod. Förmedlarkoden för OP:s kunder är OKOYFIHH.

Om du fakturerar konsumentkunder, måste du också upprätta ett fakturerarmeddelande för att dina kunder ska kunna beställa e-fakturor från ditt företag. På webbplatsen Finans Finland finns en programvara för upprättande av fakturerarmeddelande (på finska).

I praktiken upprättas fakturerarmeddelandet en gång med programvaran. Meddelandet förmedlas till alla finländska banker (10 st.) så att det är möjligt att beställa e-fakturor.

Ett husbolag byter bokförings- eller disponentbyrå – Hur ändrar vi fakturerarmeddelandet och vem ska ändra det?

Ni kan lämna in en ny bankförbindelsefullmakt per e-post på adressen pankkiyhteysvaltuutukset@op.fi eller som ett nätmeddelande. Blanketten för bankförbindelsefullmakt finns här.

Om ni anlitar den elektroniska faktureringstjänsten och sänder fakturor till konsumentkunder ska ni också beakta ändringarna i fakturerarmeddelandet.

Om bokförings- eller disponentbyrån är kund i samma bankgrupp som föregångaren, behöver fakturerarmeddelandet inte ändras. Om bankgruppen byts, måste den föregående materialhanteraren skicka en ändringsanmälan med den nya bokförings- eller disponentbyråns uppgifter. Materialhanterarna måste komma överens om hur uppgifterna om kunder som faktureras förmedlas som underlag för fakturering.

Om det också måste göras ändringar i användarna av OP-nättjänsten för företag, ska företagets firmatecknare sända oss ett nätmeddelande med uppgifterna om den person som ska läggas till. Om det finns ett protokollsbeslut över detta, ska det sändas till oss. 

Hur upprättar jag en kreditnota för en skickad e-faktura?

I OP-företagsmobilen kan du skicka en kreditnota genom att trycka på den faktura som du vill ska krediteras > tryck på de tre punkterna uppe till höger bredvid fakturanumret > tryck på “Upprätta kreditnota”.

I nättjänsten op.fi kan du skicka en kreditnota genom att välja “Använd som underlag för ny e-faktura” bland uppgifterna för den faktura som ska krediteras och genom att skriva in fakturaraderna som negativa belopp. Dessutom lönar det sig att nämna att den faktura som har skickats krediterar en tidigare faktura.

Jag fick en felretur för en e-faktura – Vad innebär det här?

De mest allmänna felreturerna gäller adressuppgifterna för fakturamottagaren eller fakturans innehåll. Olika aktörers felreturer kan innehålla små skillnader i formuleringar.

Om du får meddelandet “Vastaanottajaa ei löydy” (Mottagaren hittas inte) ska du kontrollera mottagarens nätfakturaaddress och förmedlarkod (fråga mottagaren efter uppgifterna vid behov).

Motsvarande fel i uppgifterna för mottagarens e-fakturaförmedlare orsakar meddelandet “Intermediatoria ei löydy” (Intermediatorn hittas inte).

De mer tekniska felmeddelandena är ofta på engelska till följd av allmänna standarder. I sådana situationer lönar det sig att kontakta det tekniska stödet för den programvara som har använts för att upprätta fakturamaterialet. Banken kan vid behov konsultera om programleverantören inte hittar felet.

Jag skickade nyss en e-faktura och märkte ett fel i den. Kan jag ännu ta bort eller rätta den?

Efter sändningen kan du tyvärr inte längre ångra eller ta bort en e-faktura som har skickats via nättjänsten. Det lönar sig att meddela mottagaren om felet i fakturan eller att skicka en kreditnota för fakturan.

I vissa fall är det möjligt att ångra en faktura som har skickats via Web Services-kanalen innan processkörningen börjar. Fråga mer i OP:s telefontjänst på numret 0100 05151.

Hur kan jag fakturera konsumentkunder?

Du måste upprätta och skicka ett fakturerarmeddelande. Efter det kan dina kunder börja beställa e-fakturor från ditt företag. Du kan upprätta ett fakturerarmeddelande med en programvara som finns på Finans Finlands webbplats (på finska). 

I praktiken upprättas fakturerarmeddelandet en gång med programvaran. Meddelandet förmedlas till alla finländska banker (10 st.) så att det är möjligt att beställa e-fakturor. För sändningen av fakturerarmeddelandena debiteras serviceavgifter i enlighet med servicetariffen.

Jag vill skicka direktbetalningar till mina kunder – Hur går jag tillväga?

För att kunna skicka direktbetalningar, måste du i fakturerarmeddelandet välja direktbetalningsalternativet utöver e-fakturor. Vid behov kan du göra en ändringsanmälan för fakturerarmeddelandet och uppdatera uppgiften.

I praktiken finns det inte någon skillnad mellan sändningen av direktbetalningar och sändningen av e-fakturor, eftersom mottagaren vanligtvis specificeras med mottagningsadressen och förmedlarkoden. Skillnaden till en e-faktura är att man måste skicka ett förhandsmeddelande till kunden om direktbetalning. Du kan antingen själv skicka det till kunden eller skicka det via OP:s utskriftstjänst.

Vad är ett fakturerarmeddelande och hur upprättar jag det?

På basis av fakturerarmeddelandet visas uppgifterna för ditt företag i nättjänsten för privatkunder och dina kunder kan beställa e-fakturor.

Du kan upprätta ett fakturerarmeddelande med en programvara som finns på Finans Finlands webbplats (på finska). Programvaran för upprättandet av fakturerarmeddelandet upprättar automatiskt meddelanden som skickas till alla finländska banker. Meddelandena kan skickas i en fil.

För att skicka fakturerarmeddelandet behöver firmaföretagarna materialöverföringstjänsten i nättjänsten op.fi. Tilläggsupplysningar får du i din Andelsbank.

I vilka fall måste jag ändra fakturerarmeddelandet?

Om uppgifterna för ditt företag ändras, måste fakturerarmeddelandet ändras. Också i en situation där ditt företags e-fakturaförmedlare byts, måste man göra en ändringsanmälan.

Varför går det inte att beställa ett textmeddelande eller ett e-postmeddelande om en ankommen e-faktura?

Sändningen av ett textmeddelande eller e-postmeddelande om en ankommen e-faktura baserar sig på en e-fakturabeställning eller ett mottagningsmeddelande som upprättats via bankens system .

Eftersom den här tjänsten inte erbjuds för företagskunder, är det inte möjligt att beställa ett meddelande om en ankommen e-faktura.