OP Ryhmän yritysviestinnän tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen lainsäädännön edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle, henkilöstölle ja muille sidosryhmille sekä toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

OP Osuuskunta
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Lotta Ala-Kulju 
Sähköpostiosoite: lotta.ala-kulju@op.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

OP Ryhmän yritysviestinnän sidosryhmärekisteri

Rekisteröityjä voivat olla  OP:n sidosryhmien edustajat, mediasta, koulutussektorilta, tiedeyhteisöistä, lähiyhteisöistä, kansalaisjärjestöistä, toimialajärjestöistä, työmarkkinajärjestöistä, päättäjistä, viranomaisista ja vaikuttajista. Rekisteröidyt voivat olla yksityishenkilöitä tai yhteisöjensä edustajia.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat:
 
  • Media- ja sidosryhmäsuhteiden ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen 
  • liiketoiminnan kehittäminen
  • suostumukseen perustuvat mielipidetutkimukset
Oikeusperuste Esimerkki
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut Ylläoleviin käyttötarkoituksiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu lähtökohtaisesti oikeutettuihin etuihin.
Suostumus Henkilötietojen käsittely voi myös perustua rekisteröidyltä pyydettyyn suostumukseen, esimerkiksi suostumukseen perustuva mielipidetutkimus.

 

6. Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä Ryhmän tietosisältö
Perustiedot Rekisteröidyn nimi
Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpos-tiosoite, organisaation postiosoite ja twitter-tili.
Taustatiedot Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, organisaation postiosoite ja twittertili.
Ammatti, media, yhteiskunnallisesti merkittävä luottamustehtävä tai merkittävä asema yhteiskunnallisessa keskustelussa.
Viestien sisältö Rekisteröidyn kanssa käydyn viestinnän sisältö. 

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa esimerkiksi tilaisuuksien kutsuvieraslistan laadintaan. 

8. Henkilötietojen siirtäminen

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisistä siirroista sekä mallisopimuslausekkeista saat OP:n verkkosivuilta: op.fi/tietosuoja

Osa rekisterinpitäjän käyttämistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä. Ne tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja.

9. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin rekisteröity toimii OP:n sidosryhmään kuuluvassa ammatissa tai yhteiskunnallisessa asemassa. Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa myös se, miten rekisteröity pitää yhteyttä OP Ryhmään ja osallistuu OP Ryhmän toimintaan ja tapahtumiin liittyen vaikuttajaviestintään sekä yhteiskuntasuhteisiin.  Rekisterinpitäjä arvioi vuosittain tarpeen säilyttää rekisteröidyn tietoja tässä rekisterissä.

10. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään, sekä julkisista lähteistä, kuten valtiollisten ja kunnallisten toimijoiden sekä yritysten verkkosivuilta ja julkisista sosiaalisen median profiileista. Henkilötietoja päivitetään ajantasaisiksi säännöllisin väliajoin kerran vuodessa. Tässä yhteydessä tarkistetaan myös se toimiiko rekisteröity enää OP:n sidosryhmään kuuluvassa ammatissa tai yhteiskunnallisessa asemassa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. 

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Kun tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkaa rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

12. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

13. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus

  • käyttäjien tunnistus

  • käyttövaltuudet

  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.