Vuokrahallinnon asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kukin OP Ryhmän (jäljempänä myös OP) yhtiö tai OP Ryhmän hallinnoima kiinteistösijoitusrahasto* ja vakuutus- ja eläkeyhteisö, joka omistaa ja vuokraa asuntoja ja toimitiloja pitää itsenäisesti tässä selostemallissa kuvattua henkilörekisteriä.

(* Esimerkiksi OP-Vuokratuotto -erikoissijoitusrahasto, OP-Palvelukiinteistöt -erikoissijoitusrahasto, Real Estate Fund Finland III Ky, OP Toimitilakiinteistö Ky)

Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: OP Ryhmän Tietosuojatiimi
Puhelinnumero: 0100 0500
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Vuokrahallinnon asiakasrekisteri

Rekisteröidyt ovat yksityishenkilöitä, jotka ovat tai ovat olleet vuokralaisina rekisterinpitäjän omistamissa asunnoissa sekä sellaisten yhteisöjen puolesta toimivia henkilöitä, jotka ovat tai ovat olleet vuokralaisina jonkin rekisterinpitäjän omistamissa toimitiloissa.

Rekisteröityjä voivat olla myös potentiaaliset asiakkaat; yksityishenkilöt sekä sellaisten yhteisön tai yrityksen puolesta toimivat henkilöt, joiden kanssa on luonnosteltu sopimusta.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelyn tarkoitukset

Rekisterin henkilötietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on vuokra-asumiseen ja toimitilavuokraukseen liittyvä yhteydenpito asiakkaaseen, kuten vuokrien laskuttaminen asiakkaalta, sekä vuokrasuhdetta koskevista asioista tiedottaminen. Alla on tarkempaa tietoa henkilötietojen käytöstä rekisterissä.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset:

  • asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
  • palvelujen tuottaminen, tarjoaminen ja toimittaminen sekä kehittäminen ja laadunvarmistus
  • liiketoiminnan kehittäminen
  • mielipide- ja markkinatutkimukset
  • lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • riskienhallinta
  • palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen
  • suoramarkkinointi
  • markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen sekä pakoteseuranta

Asiakkaan tuntemistietoja ja rekisteröidyn muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä muihin laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä edellytettyihin tarkoituksiin.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käyttää sen selvittämiseen, onko henkilö rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden kohteena. Saat lisätietoa pakotteiden noudattamisesta OP Ryhmässä pääsääntöisesti hankkimasi tuotteen tai palvelun ehdoista.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu pääsiassa voimassa olevaan tai päättyneeseen vuokrasopimukseen, kuten vuokrien laskuttaminen ja perintä, tai vuokrasopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin, kuten asuntojen tai toimitilojen tarjoaminen yksityishenkilön asuntohakemuksen tai yhteisön toimitilaa koskevan yhteydenoton perusteella.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös:

  • rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten vuokralaisten tiedottaminen asumiseen tai toimintaan vaikuttavista kiinteistöjen korjauksista, suunnitelluista vesi- tai sähkökatkoista tai kiinteistön laitteiden, kuten hissien huolloista.
  • rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuihin etuihin, kuten asiakastyytyväisyys- ja markkinatutkimuskyselyt, joiden perusteella rekisterinpitäjä voi kehittää liiketoimintaansa ja asumiseen tai toimitilavuokraukseen liittyviä palveluita. Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen.
  • henkilötietoja voidaan myös luovuttaa OP Ryhmän sisällä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuen.

6. Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä Ryhmän tietosisältö
Perustiedot Rekisteröidyn nimi ja henkilötunnus tai y-tunnus sekä yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)

Yhteisön tai yrityksen puolesta toimivien henkilöiden yksilöintitiedot sekä tieto yhteydestä yhteisöön tai yritykseen
Tuntemistiedot Lainsäädännön edellyttämät tuntemistiedot, kuten asiakkaan tunnistamiseksi sekä taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot
Asiakkuustiedot Asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot
Sopimus- ja tuotetiedot Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot
Asiakastapahtumatiedot Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat
Taustatiedot Esimerkiksi tiedot rekisteröidyn elämäntilanteesta ja taloudellisesta asemasta, kuten luottotiedot
Tallenteet ja viestien sisältö Erimuotoiset viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi sähköpostiviestit
Tekniset tunnistamistiedot Laitteen tai sovelluksen määrittämä tunniste, jonka avulla laitteen tai sovelluksen käyttäjä on tunnistettavissa käyttämällä tarvittaessa lisätietoja
Käyttäytymistiedot (ml. evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot) Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Tietojen luovutuksensaajat

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa vuokravakuuden antajina oleville tahoille, kuten Kansaneläkelaitokselle, pankille tai asiakasyhteisön emoyhtiölle vuokravakuuden antajana sekä perintätoimissa perintää hoitavalle toimistolle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain edellyttäessä myös viranomaisille, kuten kuntien viranomaisille korkotuetuissa asuntokohteissa.

Henkilötietoja luovutetaan myös, jos rekisterinpitäjä myy kiinteistön kolmannelle osapuolelle. Tässä yhteydessä luovutetaan vuokrasuhteeen ja -asian hoidon kannalta tarpeelliset henkilötiedot.

Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset, ml. rekisterinpitäjään kohdistuvat salassapitovelvoitteet.

Tietojen siirto alihankkijoille

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Alihankkijat tarjoavat rekisterinpitäjälle mm. vuokrahallinnon palveluja (kuten asunto- ja toimitilakohteiden välitys ja vuokrien laskutus), kiinteistöjen arviointia ja tietoteknisiä palveita. Osa käytetyistä alihankkijoista on muita OPn yhteisöjä.

Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti siirrä tämän rekisterin tietoja EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja kuitenkin yksittäistapauksessa siirrettäisiin EU:n / ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä soveltaa aina lainsäädännössä sallittuja siirtomekanismeja, kuten tietosuojalainsäädännön mukaisia mallisopimuslausekkeita, joilla taataan asianmukainen henkilötietojen suoja.

Rekisterinpitäjä käyttäisi eräänä siirtomekanismina EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, jotka löydät 

8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja vuokrasuhteen voimassaolon ajan. Vuokrasuhteen päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot 10 vuoden kuluttua noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot poistetaan noin 5 vuoden kuluttua edellisestä kontaktista.

9. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lain sallimissa puitteissa myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten:

  • Digi- ja väestötietovirastosta
  • muiden viranomaisten pitämistä rekistereistä
  • luottotietorekisterinpitäjiltä
  • poliittisen vaikutusvallan ja rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden piiriin kuulumisen selvittämiseksi tarpeelliset tiedot tällaisia tietokantoja ylläpitäviltä tahoilta

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

11. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • kulunvalvonta
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.