Kirjanpidon pitäminen ja tilinpäätös
Yrittäjän tärkein työkalu on yrityksen kirjanpito. Kirjanpito tuottaa yritykselle tärkeää tietoa ja auttaa yrityksen talouden suunnittelussa. Yrityksen myydessä ja ostaessa palveluita tai tavaraa, se suorittaa ja vastaanottaa maksuja. Nämä tapahtumat ovat liiketapahtumia. Liiketapahtumien pohjalta syntyy tosite, joka kertoo liiketapahtuman sisällön. Tositteen tietojen pohjalta kirjanpitäjä tekee kirjauksen kirjanpitoon.
Tilikauden lopuksi kirjanpitäjä laatii yrityksen tilinpäätöksen, joka sisältää ainakin tuloslaskelman ja taseen sekä tarvittavat liitteet yrityksestä riippuen. Tuloslaskelma kertoo yrityksen toiminnan tuloksellisuudesta ja tase sekä maksuvalmiudesta että kannattavuudesta. Kirjanpidon lukujen perusteella voidaan tehdä myös ennusteita, budjetteja ja laskelmia. Tilinpäätöksen pohjalta tehdään myös yrityksen tuloveroilmoitus.
Sähköinen kirjanpito
Kirjanpidon tekemisessä on hyvä hyödyntää erilaisia sähköisiä kirjanpitopalveluita, vaikka tekisit kirjanpidon itse. Kirjanpitäjät ja tilitoimistot käyttävät sähköisiä taloudenhallintaohjelmia. Sähköinen kirjanpito mahdollistaa kirjanpidon eri vaiheet, osto- ja myyntilaskut sekä raportoinnin yhdessä järjestelmässä. Sähköinen kirjanpito-ohjelma pienentää kirjanpitovirheiden riskiä.
Kirjanpitolaki ja kirjanpitovelvollisuus
Jokaisen yrityksen on hyvä pitää kirjanpitoa ja useimmiten se on pakollista kirjanpitolain mukaan. Kirjanpitolaki määrittelee kirjanpitovelvollisuuden ja kirjanpidon vaatimukset. Kirjanpitovelvollisuus velvoittaa yrityksen johdon huolehtimaan, että yrityksen liiketapahtumista syntyvä aineisto tositteineen kootaan yhteen ja säilytetään. Kirjanpitoaineiston säilytysaika tilikauden tositteiden osalta on 6 vuotta tilikauden kalenterivuoden lopusta. Tilinpäätös, tehdyt kirjaukset aika- ja asiajärjestyksessä, tililuettelo, luettelo kirjanpidosta ja aineistoista täytyy säilyttää vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Kirjanpito ja tilinpäätös yritysmuodon mukaan
Tilinpäätöksen julkistaminen riippuu yrityksen koosta ja yritysmuodosta. Jos toiminimiyrittäjän, avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön toiminta ei ole suurta, tilinpäätöstä ei tarvitse julkaista.
Toiminimen kirjanpito
Toiminimen tilinpäätös voi olla joko yksin- tai kaksinkertainen. Toiminimen kirjanpito pitää suorittaa kahdenkertaisena, mikäli kahdella peräkkäisellä tilikaudella kaksi seuraavista edellytyksistä on täyttynyt:
- Toiminimen taseen loppusumma ylittää 100000€
- Liikevaihto ylittää 200000€ tai
- Palveluksessa on keskimäärin yli 3 henkilöä
Pienyrityksen kirjanpito yksinkertaisena saattaa kuulostaa pienelle yritykselle parhaalta vaihtoehdolta, varsinkin jos kirjanpidon tekee yrittäjä itse. Kannattaa kuitenkin harkita, että pienyrittäjän kirjanpito tehdään kaksinkertaisena. Kahdenkertainen kirjanpito sopii myös pienyritykselle. Kirjanpidon tekemisessä on hyvä hyödyntää erilaisia sähköisiä kirjanpitopalveluita. Sähköinen kirjanpito-ohjelma laskee kirjanpitovirheiden riskiä.
Avoimen yhtiön, kommandiittiyhtiön ja osakeyhtiön kirjanpito
Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön kirjanpidon on oltava kaksinkertainen ja samoin osakeyhtiön kirjanpito. Osakeyhtiöiltä edellytetään kahdenkertaista kirjanpitoa ja tilinpäätöksen julkistamista.
Kirjanpidon ulkoistaminen ammattilaiselle eli kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle on järkevää, jos et itse ole taloudenhallinnan ammattilainen. Samalla sinulla vapautuu aikaa omaan liiketoimintaan ja sen kehittämiseen.
Auktorisoitu tilitoimisto on turvallinen valinta, koska heidän osaaminensa, järjestelmät ja toimintamallit ovat ajan tasalla. Auktorisoitu tilitoimisto on sitoutunut toimimaan taloushallintopalvelualan hyvän tavan mukaisesti.
Yhdenkertainen kirjanpito
Yhdenkertainen kirjanpito on mahdollista toiminimiyrittäjille, kun yritystoiminta on pienimuotoista. Toiselta nimeltä yksinkertainen kirjanpito soveltuu yritykselle, jolla liiketapahtumia on vähän. Yksinkertainen kirjanpito tarkoittaa käytännössä sitä, että liiketapahtuma kirjataan yhdelle vain kirjanpitotilille.
Kahdenkertainen kirjanpito
Kahdenkertainen tai kaksinkertainen kirjanpito tarkoittaa, että jokaisen tapahtumasta tehdään kirjaus kahdelle kirjanpitotilille eli debit- tai kredit-puolille. Kahdenkertainen kirjanpito kertoo helposti yrityksen varat, velat ja omaisuuden määrän.
Kun yrityksen kirjanpito on kahdenkertaista, sen tietojen pohjalta on helpompi suunnitella yrityksen tulevaisuutta, toimintaa ja taloutta. Tietojen perusteella voidaan tehdä esimerkiksi budjetteja, ennusteita sekä kannattavuus- että kassavirtalaskelmia.
Suoriteperusteinen kirjanpito
Suoriteperusteinen kirjanpito on yleisin käytetty kirjausperuste. Suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa sitä, että tulo kirjataan myyjän luovutettua palvelu tai tavara ostajalle. Vastaavasti meno kirjataan, kun ostaja on vastaanottanut palvelun tai tavaran myyjältä. Suoritusperusteinen kirjanpito tarjoaa kattavasti tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja auttaa pysymään kartalla yritykseen tulevasta ja lähtevästä rahaliikenteestä.
Tilikauden aikana yritys voi käyttää myös lasku- ja maksuperusteista kirjaustapaa, mutta tilikauden lopussa nämä kirjaukset on muutettava suoriteperusteisiksi.
Laskuperusteinen kirjanpito
Laskuperusteisessa kirjaustavassa tulo kirjataan sen jälkeen, kun asiakkaalle on lähetetty lasku ja meno kirjataan asiakkaan vastaanottaessa laskun. Kirjaaminen tehdään laskun päiväyksen mukaan.
Maksuperusteinen kirjanpito
Maksuperäisessä kirjaustavassa tulo kirjataan, kun myydystä palvelusta tai tavarasta on vastaanotettu maksu. Meno kirjataan, kun ostettu palvelu tai tavara on maksettu.
Tilintarkastus
Tilintarkastuslain mukaan tilintarkastus on pakollinen pienimpiä yrityksiä luukunottamatta. Tilintarkastus toteutetaan hyvän tilintarkastustavan mukaan ja siinä tarkastetaan yrityksen kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto.
Tilintarkastuksella pyritään selvittämään varmuus, ettei tilinpäätös sisällä olennaisia virheitä, jotta se antaa oikean kuvan yritystoiminnan tuloksesta ja yrityksen taloudellisesta asemasta. Tilintarkastus tehdään vuosittain tilinpäätöksen valmistuttua. Tilintarkastuksen voi tehdä vain auktorisoitu tilintarkastaja, jolla on HT-, JHT- tai KHT-pätevyys.
Kirjanpitäjä yrityksesi tärkein kumppani
Hyvä kirjanpitäjä on yrityksesi yksi tärkeimmistä kumppaneista. Kirjanpitäjä on hyvä hankkia jo yritystä perustettaessa. Sinä voit keskittyä liiketoimintaan, kun kirjanpitäjä auttaa sinua yrityksen talousasioissa. Kirjanpitäjältä saat arvokasta taloudellista informaatiota yrityksen päätöksenteon tueksi. Kirjanpitäjä auttaa omalla osaamisellaan yritystäsi eteenpäin ja menestymään. Myös yrittäjänä sinun tulee olla perillä yrityksesi taloudellisesta tilanteesta, joten varaa aikaa yrityksesi talouden seurantaan tai tee se yhdessä kirjanpitäjän kanssa.
Näin löydät hyvän kirjanpitäjän
Kirjanpitäjän etsimiseen ja valintaan kannattaa panostaa. Varsin usein kirjanpitäjä löytyy omien verkostojen ja suositusten kautta. Kokemuksia kirjanpitäjistä kannattaa kysellä suoraan tuntemiltasi yrittäjiltä. Vinkki hyvästä kirjanpitäjästä voi löytyä esimerkiksi toimialueesi Facebook-ryhmistä.
Yrityksesi kannalta olisi tärkeää, että kirjanpitäjä tuntee yrityksesi toimialan, jolloin hän pystyy tuottamaan sinulle enemmän lisäarvoa. KLT-kirjanpitäjä on suorittanut taloudenhallintoalan asiantuntijatutkinnon. Jos kirjanpitäjän tiedoista löytyy merkintä KLT-tutkinnosta, kertoo se tutkinnon lisäksi kaupallisesta koulutuksesta ja usean vuoden työkokemuksesta taloushallinnan työtehtävissä.
Tutkintoa tärkeämpää on kuitenkin, että kirjanpitäjän tehtävät tulee hoidettua. Hyvä kirjanpitäjä on ammattitaitoinen, tarkka ja saavutettavissa silloin, kun kirjanpitäjän osaamista tarvitset. Tärkeää on saada kirjanpitäjän osaaminen yrityksesi käyttöön. Hyvä kirjanpitäjä on konsultoiva ja kertoo sinulle esimerkiksi, mitä yrityksen kannattaisi tehdä verotuksellisesti ennen tilikauden päättymistä.
Kirjanpitäjän kanssa kannattaa pyrkiä luomaan aktiivinen molemminpuolinen keskusteluyhteys yhteistyön ensi hetkistä alkaen. Säännöllisellä yhteydenpidolla varmistat, että molemmat osapuolet tietävät, missä mennään ja kirjanpitäjän osaaminen on varmemmin yrityksesi käytössä.
Kirjanpidon hinta
Kirjanpidon hinta riippuu yrityksesi liiketoiminnan laajuudesta ja miten kirjanpidon olet järjestänyt. Nyrkkisääntönä voi pitää sitä, että mitä enemmän yritykselläsi on toimintaa, niin sen korkeampi kirjanpidon hinta on.
Halvin vaihtoehto on hoitaa kirjanpito itse, jolloin varsinaisia kirjanpitokustannuksia syntyy käyttämästäsi taloudenhallinta- tai kirjanpito-ohjelmasta sen kuluista. Suositeltava vaihtoehto on ulkoistaa kirjanpito ammattilaiselle, jolloin kirjanpitokuluja syntyy enemmän, mutta vastaavasti sinulle vapautuu aikaa itse yritystoimintaan ja tulojen hankkimiseen.
Ammattilaisen tekemän kirjanpidon kuukausihinta alkaa muutamasta kymmenestä eurosta. Tarkemman kirjanpidon hinnan saat selville pyytämällä kirjanpidosta tarjouksen tilitoimistolta.
Artikkelia varten on haastateltu asiakkuuspäällikkö Päivi Lehtilää OP Lounaismaasta.