Päivitetty 23.5.2021
Tietosuojaseloste
1. Yleistä
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
OP Ryhmän Taidesäätiö
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Riitta Pyhälä
Sähköpostiosoite: riitta.pyhala@op.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi
4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat OP Ryhmän Taidesäätiön arvosoittimien nykyiset ja entiset haltijat, arvosoitinten hakijat sekä nykyisten alaikäisten haltijoiden huoltajat. Lisäksi rekisteröityjä ovat OP Ryhmän Taidesäätiön hallituksen jäsenet, OP Ryhmän Taidesäätiön Jousisoitintoimikunnan jäsenet sekä OP Ryhmä Taidesäätiön Kuvataidetoimikunnan jäsenet.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
5.1. Käsittelyn tarkoitukset
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteriin kuuluvia tietoja pääasiassa arvosoitinten lainaustoiminnan mahdollistamiseksi. Soitinten haltijoiden tietoja käytetään mm. esiintymisiin ja niiden palkkioiden maksuun, ulkomailla oleskeluun vaadittaviin lupiin sekä sopimushallinnan tarpeisiin.
Hallituksen ja toimikuntien jäsenten tietoja käytetään säätiön lakisääteisten asioiden hoitamiseen ja kokouspalkkioiden maksuun.
5.2. Käsittelyn oikeusperusteet
Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.
|
Oikeusperuste |
Esimerkki |
|---|---|
|
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet |
Soitinten haltijoiden, taiteilijoiden (hankittaessa kuvataidetta) ja säätiön hallinto-orgaanien jäsenten tietojen käsittely on sopimusperusteista. Useimmiten kuvataidetta ostetaan galleristeilta eli yrityksiltä. Soitinten haltijoiden tiedot myös julkaistaan sopimusperusteisesti. |
|
Lakisääteinen velvoite |
Palkkioiden maksua koskevien tietojen käsittely verolainsäädännön mukaisesti |
6. Henkilötietoryhmät
|
Henkilötietoryhmä |
Ryhmän tietosisältö |
|---|---|
|
Perustiedot |
Soitinten hakijat
Soitinhakemuksessa annettavat tiedot, kuten hakijan nimi ja yhteystiedot sekä ja ansioluettelo
Soitinten haltijat
Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, tilitiedot. Alaikäisten soitinten haltijoiden huoltajien passikopio sekä yhteystiedot.
Hallituksen ja toimikuntien jäsenet
Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, tilitiedot
|
|
Sopimus- ja tuotetiedot |
Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot |
|
Tallenteet ja viestien sisältö |
Sähköpostitse tapahtunut yhteydenpito |
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
7.1. Tietojen luovutuksensaajat
Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä.
Palkkiotiedot toimitetaan Verohallinnolle.
7.2. Tietojen siirto alihankkijoille
Rekisterinpitäjä käyttää soitinten huoltoon valtuutettuja alihankkijoita, jotka käsittelevät rekisteröityjen henkilötiedoista ainoastaan nimiä ja yhteystietoja.
7.3. Kansainväliset tiedonsiirrot
Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti siirrä tämän rekisterin tietoja EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja kuitenkin yksittäistapauksessa siirrettäisiin EU:n / ETA:n ulkopuolelle, soveltaa rekisterinpitäjä aina lainsäädännössä sallittuja siirtomekanismeja, kuten tietosuojalainsäädännön mukaisia mallisopimuslausekkeita, joilla taataan asianmukainen henkilötietojen suoja.
8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sopimussuhteen / asiakassuhteen voimassaolon ajan. Sopimussuhteen / asiakassuhteen päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noin 5 vuoden kuluttua noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.
Hakemuksissa olevia henkilötietoja käsitellään enintään 3 kuukauden ajan hakuprosessin päättymisestä.
9. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.
Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
11. Miten rekisterin suojaus on järjestetty
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.
Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:
- laitteistojen ja tiedostojen suojaus
- kulunvalvonta
- käyttäjien tunnistus
- käyttövaltuudet
- käyttötapahtumien rekisteröinti
- käsittelyn ohjeistus ja valvonta
Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.