OP Asiakaspalvelut Oy:n digitaalisten palveluiden asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

OP Asiakaspalvelut Oy
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1, 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: OP Ryhmän Tietosuojatiimi
Puhelinnumero: 0100 0500
Sähköpostiosoite: tietosuoja(a)op.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja(a)op.fi

4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

OP Asiakaspalvelut Oy:n digitaalisten palveluiden asiakasrekisteri
Rekisteröityjä ovat henkilöasiakkaat sekä yhteisöjen puolesta toimivat henkilöt, jotka / joiden edustamat yhteisöt tekevät OP Asiakaspalvelujen kanssa sopimuksen digitaalisista palveluista tai tunnistusvälineestä tai jotka sopimuksen nojalla edustavat asiakasyhteisöä digitaalisissa palveluissa.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitukset

Asiointi digitaalisissa palveluissa sekä tunnistusvälineen käyttö edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteriin kuuluvia henkilötietoja pääasiassa, jotta se voi tarjota rekisteröidylle / rekisteröidyn edustamalle yhteisölle digitaalisia palvelualustoja, kuten op.fi-palvelua, OP-mobiilia, OP-Yritysmobiilia, sähköisen allekirjoituksen palvelua ja puhelinpalvelua tai tunnistusvälineen, jolla käyttää näitä palveluita. Alla on tarkempaa tietoa henkilötietojen käytöstä rekisterissä.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:

  • asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
  • palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus
  • liiketoiminnan kehittäminen
  • palvelujen käytön seuranta ja analysointi sekä asiakkaiden segmentointi, jotta rekisterinpitäjä pystyy tarjoamaan käyttäjille muun muassa personoitua sisältöä palveluissa
  • mielipide- ja markkinatutkimukset
  • suoramarkkinointi
  • markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen
  • lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • riskienhallinta
  • palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää automaattista päätöksentekoa. Automaattisesta päätöksenteosta on kyse silloin, kun päätös tehdään pelkästään automaattisesti siten, ettei ihminen osallistu yksittäisen päätöksen tekemiseen, ja kun tällaisella päätöksellä on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai se vaikuttaa rekisteröityyn vastaavalla tavalla merkittävästi.

Jos tällaista päätöksentekoa sisältyy asiakkaan hankkimaan tuotteeseen tai palveluun, siitä kerrotaan tuotteen tai palvelun oston yhteydessä. Päätösprosessin ollessa täysin automaattinen rekisterinpitäjä varmistaa, että rekisteröity voi saattaa asian manuaalisessa prosessissa tarkastettavaksi ja päätettäväksi.

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Yleistä tietoa automaattisesta päätöksenteosta ja profiloinnista OP Ryhmässä saat tietosuojalausekkeesta osoitteesta op.fi/tietosuoja.

Rekisterinpitäjä käyttää automaattista päätöksentekoa tehdessään henkilöasiakkaan kanssa digitaalisten palveluiden sopimuksen. Automaattinen päätöksenteko sisältää profilointia, jossa käytetään seuraavia rekisteröityä koskevia tietoja: henkilötunnus, osoite, elossaolotieto, edunvalvontatieto ja tietyt viranomaisten julkistamat pakotelistat.

Pakoteseuranta

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käyttää sen selvittämiseen, onko henkilö rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden kohteena. Saat lisätietoa pakotteiden noudattamisesta OP Ryhmässä pääsääntöisesti hankkimasi tuotteen tai palvelun ehdoista. Pakotelistatarkistuksen perusteella varmistetaan, etteivät kansainväliset pakotteet muodosta estettä henkilön asiakkuudelle taikka yhteisön edustajana toimimiselle.

Käsittelyn oikeusperusteet

Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.

Oikeusperuste Esimerkki
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet Rekisterissä käsitellään henkilötietoja pääasiassa sopimukseen perustuen rekisteröidyn tai yhteisön hankkiman digitaalisen palvelun tarjoamiseksi ja toimittamiseksi.
Lakisääteinen velvoite Pakotelainsäädäntö

Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista tunnistusvälineen osalta
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut Suoramarkkinointi ja liiketoiminnan kehittäminen perustuvat usein rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjän suorittama kansainvälisten pakotteiden seuranta perustuu osin oikeutettuun etuun.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja muihin OP Ryhmän yhteisöjen henkilörekistereihin oikeutetun edun perusteella.

Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tällä perusteella suoritettava käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

6. Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä Ryhmän tietosisältö
Perustiedot Henkilöasiakkaalta: henkilötunnus tai vastaava ulkomainen tunnus ja nimi
Rekisteröidyn osoite
Todentamisasiakirjan tyyppi

Yhteisön puolesta toimivalta henkilöltä:
Henkilötunnus tai vastaava ulkomainen tunnus tai syntymäaika ja nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Asiakkuustiedot Henkilöasiakkaan asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot
Sopimus- ja tuotetiedot Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman yhteisön välisen sopimuksen tiedot
Asiakastapahtumatiedot Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat
Käyttäytymistiedot (ml. evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot) Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Tietojen luovutuksensaajat

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa puitteissa OP Ryhmän sisällä sekä viranomaisille, kuten Finanssivalvonnalle tai Viestintävirastolle.

Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset.

Tietojen siirto alihankkijoille

Rekisterinpitäjä käyttää tietoteknisten palvelujen tuottamiseen alihankkijoita, esimerkiksi OP-Palvelut Oy:tä, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti siirrä tämän rekisterin tietoja EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja kuitenkin yksittäistapauksessa siirrettäisiin EU:n / ETA:n ulkopuolelle, soveltaa rekisterinpitäjä aina lainsäädännössä sallittuja siirtomekanismeja, kuten tietosuojalainsäädännön mukaisia mallisopimuslausekkeita, joilla taataan asianmukainen henkilötietojen suoja.

8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään sopimussuhteen voimassaolon ajan. Sopimussuhteen päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan 10 vuoden kuluttua rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi yhteisön pääkäyttäjä tai muu edustaja voi antaa tietoja yhteisön muista rekisteröidyistä. Henkilötietoja voidaan kerätä myös, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän palveluja, kuten verkkopalvelut.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lain sallimissa puitteissa myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten:

  • Väestörekisterikeskuksesta
  • Yrityksen digitaalisen asioinnin sopimuksella lisäksi luottotietorekisterinpitäjiltä
  • Yrityksen digitaalisen asioinnin sopimuksella lisäksi muista OP Ryhmän yhteisöjen asiakasrekistereistä
  • rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden piiriin kuulumisen selvittämiseksi tarpeelliset tiedot tällaisia tietokantoja ylläpitäviltä tahoilta

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

10. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • kulunvalvonta
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.