OP-Henkivakuutus Oy:n asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen lainsäädännön edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

OP-Henkivakuutus Oy
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1, 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: OP Ryhmän Tietosuojatiimi
Puhelinnumero: 0100 0500
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

4. Rekisterin nimi

OP-Henkivakuutus Oy:n asiakasrekisteri

Rekisteröityjä ovat luonnolliset henkilöt, joilla on tai on ollut asiakkuus OP-Henkivakuutus Oy:ssä sekä rekisterinpitäjän potentiaalisiksi katsotut asiakkaat. Yhteisöjen osalta rekisteröityjä ovat niiden puolesta toimivat luonnolliset henkilöt.

Rekisteröityjä ovat mm. vakuutuksenottaja, hänen puolestaan vakuutusmaksun maksanut henkilö, vakuutettu, vakuutussopimuksen perusteella korvauksia hakenut tai saanut henkilö sekä vakuutuskorvauksen takaisin maksamiseen velvollinen henkilö (niin sanottu regressivelallinen).

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Vakuutustoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyn henkilötietoja tarvitaan muun muassa vakuutussopimuksen tekemistä ja korvausten maksamista varten. Alla on tarkempaa tietoa henkilötietojen käytöstä rekisterissä.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset:

  • asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
  • palvelujen ja tuotteiden tuottaminen (vakuutustoiminta, vakuutussopimusten täytäntöönpano ja ylläpito, vakuutussopimukseen perustuva korvauskäsittely), kehittäminen, automatisointi ja laadunvarmistus
  • tuotteiden ja palvelujen käytön seuranta ja analysointi sekä asiakkaiden segmentointi, jotta rekisterinpitäjä pystyy tarjoamaan käyttäjille muun muassa personoitua sisältöä tuotteissa ja palveluissa
  • palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen
  • riskienhallinta
  • koulutustarkoitukset
  • suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset, etämyynti, markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen
  • lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • muu liiketoiminnan hoito ja kehittäminen

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää automaattista päätöksentekoa. Jos automaattista päätöksentekoa sisältyy hankittavaan tuotteeseen tai palveluun, siitä kerrotaan tuotteen tai palvelun oston yhteydessä. Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää myös profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan henkilön tiettyjä ominaisuuksia.

Automaattista päätöksentekoa tehdään esimerkiksi ostaessasi vakuutusta verkkopalveluissa. Samassa yhteydessä tehdään myös profilointia vakuutuksen hinnan riskivastaavuuden määrittämiseksi.

Yleistä tietoa automaattisesta päätöksenteosta ja profiloinnista löytyy tietosuojalausekkeesta osoitteesta op.fi/tietosuoja.

Asiakkaan tuntemistietoja ja rekisteröidyn muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käyttää sen selvittämiseen, onko henkilö rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden kohteena. Saat lisätietoa pakotteiden noudattamisesta OP Ryhmässä pääsääntöisesti hankkimasi tuotteen tai palvelun ehdoista.

Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja pääasiassa sopimussuhteeseen ja sen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin perustuen.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös

  • rekisteröidyn suostumukseen, kuten suostumus hoitotietotietojen hankkimiseksi hoitolaitokselta,
  • rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten verolainsäädännön ja vakuutusyhtiölain vaatimukset tai
  • rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuihin etuihin, kuten tietojen käyttö suoramarkkinointiin edellyttäen, että rekisteröity siitä tietää eikä ole sitä kieltänyt, sekä liiketoiminnan kehittämiseen. Myös tietojen luovuttaminen OP Ryhmän yhteisöjen välillä perustuu usein oikeutettuun etuun.

    Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tällainen käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

Rekisteröidyn terveydentilatietojen käsittely rekisterissä perustuu lakiin tai rekisteröidyn suostumukseen.

Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä sellaisia tietoja vakuutetun, korvauksenhakijan tai vahingon aiheuttajan rikollisesta teosta, rangaistuksesta tai muusta rikoksen seuraamuksesta, jotka ovat tarpeen vakuutusyhtiön vastuun selvittämiseksi.

6. Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä Esimerkki ryhmän tietosisällöstä
Perustiedot

Yksityishenkilö: Rekisteröidyn nimi ja henkilötunnus

Yhteisö, ml. yrittäjät: Yhteisön puolesta toimivien henkilöiden yksilöintitiedot sekä tieto yhteydestä yhteisöön

Tuntemistiedot Lainsäädännön edellyttämät tuntemistiedot, kuten asiakkaan tunnistamiseksi sekä taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot
Asiakkuustiedot Asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot, kuten asiakastunnus ja vakuutustunnus
Suostumukset Rekisteröidyn antamat, henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot
Sopimus- ja tuotetiedot Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot
Rekisteröidyn hankkimien tuotteiden ja palvelujen tiedot
Asiakastapahtumatiedot Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat, kuten muutokset vakuutuksiin ja korvauskäsittelyä koskevat tiedot
Taustatiedot Tiedot rekisteröidyn elämäntilanteesta ja taloudellisesta asemasta
Verotusta koskevat tiedot kuten verohallinnolta saadut ennakonpidätystä koskevat tiedot
Kiinnostuksen kohteet Tiedot rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista, kuten kiinnostus OP Ryhmän yhteisöjen tuotteita ja palveluja kohtaan
Käyttäytymistiedot (ml. evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot) Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.
Tallenteet ja viestien sisältö Erimuotoiset tallenteet ja viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi puhelutallenteet
Erityiset henkilötietoryhmät Tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa määritellyt henkilötietojen erityisryhmät, joita ovat esim. terveydentila, tunnistamistarkoituksessa käsiteltävät biometriset tiedot sekä ammattiliiton jäsenyys
Tekniset tunnistamistiedot Laitteen tai sovelluksen määrittämä tunniste, jonka avulla laitteen tai sovelluksen käyttäjä on tunnistettavissa käyttämällä tarvittaessa lisätietoja

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä sekä samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvalle yritykselle tai yhteisölle lainsäädännön sallimissa puitteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa:

  • hoitolaitoksille rekisteröidyn antamaan suostumukseen perustuen
  • eräille palvelujen tuottamisessa tai tarjoamisessa käytettäville yhteistyökumppaneille. Nämä kumppanit voivat siis toimia sekä henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjän lukuun että itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille, kuten ulosotto- ja sosiaaliviranomaisille, Finanssivalvonnalle ja Suomen verohallinnolle. Verohallinnolle toimitetaan vuosi-ilmoituksia rekisterinpitäjän asiakkaista.

8. Henkilötietojen siirtäminen

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Osa rekisterinpitäjän käyttämistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä. Ne tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja.

9. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä määrittelee henkilötietojen säilytysajat ottaen huomioon soveltuvan lainsäädännön sekä liiketoiminnan, kuten korvauskäsittely ja vakuutusasioiden hoito, toimivuuden ja sujuvuuden. Henkilötietoja säilytetään yleensä vähintään 10 vuoden ajan sopimussuhteen päättymisestä.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

10. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän palveluja, kuten verkkopalvelut.

Kaikki rekisterinpitäjälle soitetut sekä rekisterinpitäjältä soitetut puhelut voidaan tallentaa. Puheluiden tallenteita voidaan käyttää asiakastapahtumien varmentamiseen, asiakaspal-velun laadunvarmistukseen, palveluiden kehitykseen sekä koulutustarkoituksiin.

Henkilötietoja voidaan lain sallimissa puitteissa kerätä ja päivittää kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten:

  • Väestörekisterikeskuksesta
  • muiden viranomaisten pitämistä rekistereistä, kuten Suomen verohallinnon tulorekisteristä
  • luottotietorekisterinpitäjiltä
  • hoitolaitoksista rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella
  • vakuutusten ja vahinkojen hoitoon liittyviltä yhteistyökumppaneilta
  • pankeilta Tupas-tunnistautumista varten
  • poliittisen vaikutusvallan ja rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden piiriin kuulumisen selvittämiseksi tarpeelliset tiedot tällaisia tietokantoja ylläpitäviltä tahoilta
  • muiden OP Ryhmän yhteisöjen asiakasrekistereistä

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

12. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, kuten suoramarkkinoinnissa sähköisiä kanavia pitkin, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.

13. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Käsittelemme henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Olemme huolellisesti arvioineet käsittelytoimiimme liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtyneet tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • kulunvalvonta
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.