OP:n edustajiston vaalien vaalikelpoisten omistaja-asiakkaiden, ehdokkaitten ja kannattajien rekisteri

Tietosuojaseloste

Laatimis- tai muutosajankohta: 14.6.2021

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

OP Ryhmään kuuluvat osuuspankit, jotka järjestävät edustajiston vaalinsa vuonna 2021 OP Ryhmän yhteisen vaalikonseptin mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Tietosuojatiimi
Puhelinnumero: 0100 0500
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

OP:n edustajiston vaalien vaalikelpoisten omistaja-asiakkaiden, ehdokkaitten ja kannattajien rekisteri.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

5.1 Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käyttötarkoitus on OP Ryhmään kuuluvien osuuspankkien vuonna 2021 pidettävien edustajiston vaalien toteuttaminen ja siihen kuuluva yhteydenpito vaalien ehdokkaisiin ja ehdokkaiden kannattajiin. Ehdokkaiden vaalikonevastaukset tallennetaan ja julkaistaan äänestäjien ehdokasvalinnan helpottamiseksi.

5.2 Käsittelyn oikeusperusteet

Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.

Oikeusperuste Esimerkki
Suostumus Ehdokkaan ja kannattajan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen suostumukseen.
Lakisääteinen velvoite Osuuspankin edustajiston vaalien järjestäminen ja vaalijärjestelyjen toteuttamistapa.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut Äänioikeutettujen ja äänestäneiden omistaja-asiakkaiden tietoja tallennetaan vaalien järjestämiseksi sekä sen varmistamiseksi, että jokainen äänioikeutettu omistaja-asiakas voi äänestää yhden kerran, eikä kukaan voi äänestää useampaa kertaa.

6. Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä Ryhmän tietosisältö
Perustiedot Omistaja-asiakkaan/ehdokkaan/kannattajan nimi
Henkilötunnus
Rekisteröidyn yhteystiedot: puhelinnumero, sähköposti ja osoite
Asuinpaikka
Ehdokkaan arvo/ammatti/toimi
Tieto mahdollisesta nykyisestä työsuhteesta OP Ryhmässä
Kannatus- ja ehdokkuustiedot Tieto suostumisesta edustajistonvaalien ehdokkaaksi ja kannattajaksi
Tieto omistaja-asiakkuudesta Osuuspankin omistaja-asiakkuus
Suostumukset Rekisteröidyn antamat, henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot
Vaalikoneeseen annetut vastaukset
(vain ehdokkaat)
OPn ja sen palvelujen kehittämiseen liittyvät ehdokkaan antamat näkemykset, mielenkiinnon kohteet ja taustatiedot, jotka ehdokas antaa vastatessaan vaalikoneen kysymyksiin
Tallenteet ja viestien sisältö
(vain ehdokkaat)
Ehdokkaan valokuva ja kuvatunnus, mahdolliset vaaliprosessiin liittyvät puhelutallenteet ja sähköpostiviestit.
Ehdokkaan äänimäärä
(vain ehdokkaat)
Ehdokkaan saama äänimäärä.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

7.1 Tietojen luovutuksensaajat

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

7.2 Tietojen siirto alihankkijoille

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Alihankkijat tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä palveluja. Osa käytetyistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä.

7.3 Kansainväliset tiedonsiirrot

Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti siirrä tämän rekisterin tietoja EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja kuitenkin yksittäistapauksessa siirrettäisiin EU:n / ETA:n ulkopuolelle, soveltaa rekisterinpitäjä aina lainsäädännössä sallittuja siirtomekanismeja, kuten tietosuojalainsäädännön mukaisia mallisopimuslausekkeita, joilla taataan asianmukainen henkilötietojen suoja.

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. 

8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja tallennetaan ja käsitellään viisi vuotta, kattaen valitun edustajiston toimikauden ajan. 

9. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän palveluja, kuten verkkopalvelut. Rekisteröidyn valokuva voidaan toimittaa vaalikoneeseen suoraan valokuvaamolta rekisteröidyn pyynnöstä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lain sallimissa puitteissa myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten:

  • Väestötietojärjestelmästä
  • muiden viranomaisten pitämistä rekistereistä

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. 

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

11. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.

12. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • kulunvalvonta
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.