Ihmisiä palaverissa pöydän ympärillä.

Hankinnan kokonaisjärjestelmä (SAP Ariba) toimittajille

OP on siirtynyt järjestelmätuettuun hankintaan kattaen kaikki hankintaprosessin osa-alueet: kilpailuttamisen, sopimushallinnan, tilaamisen ja laskutuksen sekä toimittajatiedon hallinnan.

OP Ryhmän hankinnan kokonaisjärjestelmä on SAP Ariba. OP:n järjestelmätuettu hankinta kattaa kilpailuttamisen, sopimushallinnan, tilaamisen ja laskutuksen sekä toimittajatiedon hallinnan.

Toimittajarekisteröinti

Osana toimittajan rekisteröinti – ja hyväksyntäprosessia, toimittajaa pyydetään kirjaamaan toimittajan perustietoja Ariba Sourcing -järjestelmään. Toimittajatiedot pyydetään valituilta Toimittajilta, jotka vastaavat tietojen ylläpitämisestä ajantasaisina järjestelmässä. Toimittajakysely pyydetään myös tarjouspyyntöihin kutsuttavilta toimittajilta.

Toimittajatietokysely lähetetään Toimittajan edustajalle järjestelmästä. Toimittaja kirjautuu sähköpostin linkistä Ariba Sourcing -palveluun ja täyttää Toimittajakyselyn. Palveluun rekisteröityminen, toimittajatietojen antamisen osalta, ei aiheuta kustannuksia Toimittajalle.

Tarjouspyynnöt

Hankintajärjestelmässä toimittajavalinta perustuu sähköiseen kilpailutusprosessiin.

OP lähettää Toimittajille kutsun sähköiseen tarjouspyyntöön. Tarjouspyyntöön vastataan Ariba Sourcing -järjestelmässä. Osallistuakseen kilpailutukseen, toimittajan tulee olla rekisteröitynyt edellä kuvatun mukaisesti (Toimittajarekisteröinti). Palveluun rekisteröityminen, toimittajatietojen antamisen osalta, ei aiheuta kustannuksia Toimittajalle.

Ostotilaukset ja laskutus (Purchase to Pay - process)

Sähköinen laskutus nopeuttaa ja tehostaa prosessia, vähentää virheitä laskujen käsittelyssä ja tuo säästöjä kummallekin osapuolelle. 

Hankintasopimusten sähköinen allekirjoitus

Ariban kautta luodut uudet hankintasopimukset allekirjoitetaan pääsääntöisesti sähköisesti, joten sopimusta ei tarvitse enää tulostaa, postittaa tai skannata. Sähköinen allekirjoitus tehdään Ariba-järjestelmään integroidun DocuSign-ratkaisun avulla.