Intern kontroll
En effektiv och tillförlitlig intern kontroll bildar grunden för iakttagande av sunda och försiktiga affärsprinciper.
Med intern kontroll avses en organisations interna förfaringssätt och handlingssätt för att säkerställa att de mål som ställts upp i strategin uppnås, att resurserna används ekonomiskt och att den information som används som stöd för ledningen är tillförlitlig. Dessutom säkerställer den interna kontrollen att riskhanteringen, förvaringen av kundmedel och egendomsskyddet är tillräckligt. Den interna kontrollen säkerställer också att bestämmelserna och de etiska principer som fastställts efterlevs.
Centralinstitutets förvaltningsråd fastställer principerna för den interna kontrollen på grupplanet och de här principerna följs i alla OP Gruppens företag.
De interna kontrollåtgärderna riktar sig till all verksamhet och de omfattar OP Gruppens alla företag och kontor. Då åtgärderna planeras ska beaktas arten och omfattningen hos verksamheten samt vid behov också de särdrag som ansluter sig till den internationella verksamheten. Den interna kontrollen genomförs på alla organisationsplan. Den primära och mest omfattande interna kontrollen sker i den operativa affärsrörelsen, där den interna kontrollen är fortlöpande och en del av den dagliga verksamheten.
Den interna kontrollen kompletteras av att de anställda inom OP Gruppen via en oberoende kanal kan rapportera misstankar om överträdelser av bestämmelser och föreskrifter (whistle blowing).
Den interna kontrollens ansvar och organisation
Styrelserna i OP Gruppens företag har till uppgift att se till att den interna kontrollen är korrekt ordnad och att den beaktar principerna för intern kontroll på grupplanet och de anvisningar från centralinstitutet som kompletterar dem. Verkställande direktören och verkställande ledningen ansvarar för att se till att de praktiska åtgärderna för intern kontroll genomförs samt för att arbetsuppgifterna är ändamålsenligt åtskilda.
Gruppens företag biträds vid säkerställandet av att den interna kontrollen fungerar av de centraliserade funktionerna för Compliance, Riskhantering samt Ekonomi och centralbank. Internrevisionen och de externa revisorerna tryggar den interna kontrollens funktion.
Internrevisionen
Internrevisionen är en av affärsrörelserna oberoende funktion som granskar OP Gruppens interna kontrollsystem, riskhantering samt lednings- och förvaltningsprocessernas tillräcklighet och effektivitet. Internrevisionen har organiserats på motsvarande sätt som affärsrörelseorganisationen. Alla gruppens företag och funktioner omfattas av internrevisionen.
Centralinstitutets förvaltningsråd utser och entledigar revisionsdirektören samt beslutar om anställningsvillkoren och kompensationen.
Förvaltningsrådets revisionskommitté fastställer Internrevisionens verksamhetsplan. Internrevisionen rapporterar granskningarna till centralinstitutets direktion och till revisionskommittén samt till funktionernas ledningsgrupper. Granskningarna av företagen rapporteras till företagens förvaltningsorgan och ledning.
Internrevisionen iakttar i sitt arbete utöver Internrevisionens verksamhetsprinciper (Internal Audit Charter), som fastställts av förvaltningsrådet i juni 2018, också de internationella branschstandarderna för internrevision (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing), som fastställts av IIA (Institute of Internal Auditors).
Den externa kvalitetsbedömningen av verksamheten sker med cirka fem års mellanrum.
Compliance
Hanteringen av compliance-risken utgör en del av intern kontroll och tillförlitlig förvaltning. Den utgör en integrerad del av ledningen av affärsrörelsen och företagskulturen. Ansvaret för regelefterlevnaden och övervakningen av regelefterlevnaden i OP Gruppens företag ligger hos den högsta och verkställande ledningen samt alla chefer. Dessutom ansvarar var och en som är anställd vid ett företag i OP Gruppen för sin del för att reglerna efterlevs.
Compliance-verksamheten biträder den högsta och operativa ledningen samt affärsrörelsen med att hantera risker i anslutning till regelefterlevnaden, övervakar att reglerna efterlevs och bidrar till att utveckla den interna kontrollen. Centralinstitutets Compliance-organisation, som är oberoende av affärsrörelsen, ansvarar inom OP Gruppen för anvisningarna, rådgivningen och stödet för compliance-verksamheten. Andelsbankerna har utsedda compliance-ansvariga. Compliance-verksamhetens styrning, stöd och övervakning till andelsbankerna genomförs via ett nätverk av kontaktpersoner som består av de för bankerna utsedda compliance-ansvariga. Andelsbankernas stöd för hantering av operativa risker och compliance som verkar som en del av centralinstitutets Riskhantering har gett stöd för compliance-uppgifterna i andelsbankerna.
De observationer som skett i compliance-verksamheten rapporteras regelbundet till affärsrörelserna, direktionen för OP Andelslag samt förvaltningsrådets riskhanterings- och revisionskommitté.
Riskhantering och kapitalutvärdering
OP Gruppens verksamhet bygger på kooperativa värden, en stark kapitaltäckning och kunnig riskhantering. Målet är att säkerställa riskhanteringsförmågan under alla omständigheter och att risktagningen hålls måttfull i förhållande till riskhanteringsförmågan.
Riskhantering och kapitalutvärdering är en del av intern kontroll. Målet med riskhanteringen och kapitalutvärderingen är att trygga OP Gruppens och gruppens företags riskhanteringsförmåga och likviditet samt att säkerställa kontinuiteten i verksamheten. Riskhanteringen och kapitalutvärderingen är en integrerad del av gruppens affärsrörelse och ledningen av den.
Riskhanteringsförmågan bildas av en högklassig riskhantering som är dimensionerad enligt verksamhetens omfattning och krav samt en tillräcklig kapitaltäckning och likviditet som baserar sig på lönsam affärsrörelse.
OP Gruppens betydande risker i affärsrörelsen utgörs av kreditrisker, marknadsrisker, likviditetsrisker, försäkringsrisker, koncentreringsrisker, kundbeteenderisker samt strategiska risker, anseenderisker och operativa risker inkl. modellrisker och compliance-risker som gäller all affärsrörelse. OP Gruppen förhåller sig moderat till risktagning.
I OP Gruppens principer för risktagnings- och risktoleranssystemet som centralinstitutets förvaltningsråd fastställt anges principerna för hur gruppens risktagning ska styras, begränsas och övervakas samt för hur processen för riskhantering och kapitalutvärdering ska läggas upp.
Riskhanterings- och kapitalutvärderingsprocessen omfattar:
- identifiering, mätning, analys och reducering av risker
- tillförlitligt och oberoende fastställande av det kapital- och likviditetsbehov som olika riskslag och affärsverksamheter kräver
- planmässig allokering av kapital och likviditet per rörelsesegment enligt den nuvarande och den planerade risktagningen.
Centralinstitutets direktion fastställer OP Gruppens riskpolicy årligen för gruppens företag. Den innehåller de riktlinjer, åtgärder, mål, limiter och kontrollgränser som behövs för att styra affärsrörelsen så att de linjedragningar som fastställts i gruppens strategi och principerna för risktoleranssystemet genomförs.
Risklimitsystemet ska säkerställa att OP Gruppen eller ett företag inom gruppen i sin verksamhet inte tar så stora risker att gruppens eller företagets kapitaltäckning, lönsamhet, likviditet eller kontinuiteten i verksamheten äventyras. De risktoleranser på grupplanet som förvaltningsrådet fastställer för kapitaltäckningen och de väsentligaste riskerna anger den övre gränsen för riskviljan på grupplanet. I riskpolicyn härleds ur dem kvantitativa och kvalitativa mål samt limiter och kontrollgränser för segment och OP Gruppens företag.
Tre försvarslinjer för riskhantering och kapitalutvärdering
Organiseringen av och ansvaret för OP Gruppens riskhantering och kapitalutvärdering baseras på tre försvarslinjer.
