Fakturering är ett administrativt arbete, inte företagets huvudsakliga uppgift. Det lönar sig att göra faktureringen så lätt och effektiv som möjligt, så att du har mera tid för själva företagsverksamheten.
Skicka fakturan genast du har sålt eller levererat produkten eller tjänsten till kunden. På det sättet får du företagets alla tillgångar på kontot så snabbt som möjligt.
Beroende på företagets verksamhet finns det många alternativ för att sköta faktureringen. Ett företag kan använda många olika sätt för att ta emot pengar från kunderna. Till exempel e-faktura, betalterminal för betalning med bankkort och kreditkort, för kontaktlös betalning och för mobilbetalning samt kontanter är olika betalsätt.
E-faktura
För fakturering mellan företag används ofta e-fakturor. Faktureraren gör fakturan i sin egen nättjänst eller mobilbank eller sitt eget bankförbindelseprogram och skickar den till kunden. Fakturan skickas elektroniskt tryggt och snabbt till kundens nätbank eller bankförbindelseprogram eller vid behov via utskriftstjänsten som pappersfaktura till kundens postlåda. Det är lätt att betala en e-faktura, och därför kommer pengarna snabbare på ditt konto. Läs mer i tjänsten op.fi eller OP:s mobilappar om att skicka e-fakturor.
I samband med att du med banken ingår ett Avtal om digital kommunikation för företag eller ett avtal om ett bankförbindelseprogram och dess tjänster kommer du överens om möjligheten att skicka e-fakturor. Samtidigt får ditt företag en nätfakturaadress. Om du vill fakturera privatkunder med e-fakturor måste du göra ett fakturerarmeddelande, varvid privatkunderna i sin egen nättjänst kan beställa en e-faktura av ditt företag.
Då du gör en e-faktura, ger programmet eller applikationen du använder anvisningar om att mata in de behövliga och obligatoriska uppgifterna på fakturan. Det lönar sig att använda referenser i fakturorna. Med referenserna kan de mottagna betalningarna lätt riktas till rätt faktura. Fakturor med referenser är också billigare för ditt företag än fakturor utan referenser. Med referensräknaren skapar du enkelt referensnummer för dina fakturor.
Läs mer om OP:s referensräknare
Fakturerarmeddelande för fakturering av privatkunder (på finska)
Betalterminal
En betalterminal är ett snabbt och effektivt sätt att ta emot betalningar om du säljer tjänster eller produkter till privatpersoner eller företag som använder kontaktlös betalning eller bank- eller kreditkort. Det finns betalterminaler för olika behov. Du kan välja en fast betalterminal som ansluts till kassan, en bärbar kontaktlös betalterminal eller en mobilbetalterminal.
Vanligen hyr företagen en betalterminal för en månatlig avgift. Om din företagsverksamhet är säsongbetonad, kan det passa bättre med en betalterminal som ansluts till en smartenhet och som inte har månadsavgift. En mobilbetalterminal fungerar med en kortläsare som ansluts med bluetooth till en mobiltelefon eller en surfplatta. Största skillnaden mellan en traditionell betalterminal och en betalterminal som ansluts till en smartenhet är kostnaderna. För en traditionell betalterminal betalas en månadsavgift och en liten provision för varje korttransaktion. För en betalterminal som ansluts till en smartenhet tas inte ut en månadsavgift, men provisionen för korttransaktionerna är större.
Betalterminalerna kan användas för vanliga kortbetalningar, kontaktlösa betalningar och mobilbetalningar. Utöver den egentliga betalterminalen behöver du också ett köpmannaavtal eller ett avtal om kortinlösen som ger dig rätt att ta emot kortbetalningar. Med samma avtal kommer kundernas betalningar till ditt företags bankkonto.
Nätbutik
Om du planerar att starta en nätbutik, behöver du ett köpmannaavtal eller ett motsvarande avtal för att ta emot betalningar. I avtalet fastställs de sätt som kan användas för betalning i din nätbutik. I en nätbutik kan betalningar göras med de inhemska bankernas nätbetalningsknappar, kortbetalningsknappar (Visa, Mastercard, American Express, Diners osv.), mobilbetalningar (Pivo, Siirto och Mobilepay) samt olika faktura- och avbetalningstjänster (OP Lasku, Svea, Collector osv.).
Det lönar sig att satsa på nätbutikens kassatjänster och betalsätt. Nätbutiken borde erbjuda många sätt att betala genast då den öppnar så att inte affärerna blir lidande på grund av brist på betalsätt. Alla ovannämnda betalsätt fås av en och samma tjänsteleverantör.
Kontanter
Kontanter används fortfarande för betalning även om användningen av kontanter som betalsätt redan länge har minskat med 10 procent per år.
För en företagare är kontanter dock inte det mest lockande alternativet eftersom kontanter innebär mer arbete, orsakar kostnader och tar tid från affärsverksamheten. Det kan också vara riskabelt att förvara kontanter till exempel i företagets lokaler.
För att underlätta kontanthanteringen kan du med banken ingå ett avtal om penninghantering, i vilket du kan avtala till exempel om redovisning av dagskassa, en växeltjänst, nattfack eller en direkttransporttjänst där bland annat dagskassan hämtas direkt från ditt verksamhetsställe. Dessutom kan du själv sätta in pengar i en insättningsautomat med ett bankkort som anslutits till företagets bankkonto.