Beställningar och fakturering i Ariba
OP Gruppen förpliktar leverantörerna att sända fakturorna som riktar sig till gruppens olika företag elektroniskt via Ariba. För en smidigare uppföljning av kostnaderna förutsätter vi att leverantören fakturerar de uppgifter som utförts under den innevarande månaden före slutet av den följande månaden. Ariba-fakturor kan sändas på två sätt: Som nätfaktura eller via Ariba-portalen enligt beställning.
1. Sändning av nätfaktura enligt Ariba-beställning
Leverantören kan sända en faktura som gäller en Ariba-beställning med förmedling av en operatör (TEAPPS och Finvoice) enligt anvisningarna nedan. Det är viktigt att följa anvisningarna för att säkerställa att fakturainnehållet är korrekt. Ett korrekt innehåll möjliggör en automatisk avstämning av fakturorna så att de motsvarar beställningen/avtalet, reducerar felen vid fakturahanteringen, effektiviserar fakturerings- och fakturahanteringsprocessen för båda parterna samt säkerställer att fakturorna betalas i tid.
OP Gruppens nätfakturaadresser
Bolagets namn
PB 930
00101 HELSINGFORS
På alla fakturor utan PO-nummer ska dessutom som referens på bilden av fakturan finnas namnet på den kontaktperson i OP Gruppen, med vilken ni kommit överens om faktureringen i fråga.
Fakturor som förmedlas av operatörer:
Operatör Basware Abp BAWCFI22
Finvoice-fakturor:
Mottagningsadress för nätfaktura (IBAN): FI1750000120202709
Förmedlarkod: OKOYFIHH
EDI-kod: Se den bolagsspecifika listan nedan.
OP Gruppen svarar inte för eventuella dröjsmålskostnader som beror på felaktigt/bristfälligt material.
2. Sändning av faktura via Ariba-serviceportalen
Leverantören kan skapa en faktura av en beställning (PO) i Aribas serviceportal. Uppgifterna på en faktura som skapats på detta sätt motsvarar automatiskt beställningen, och genom det säkerställs fakturans automatiska avstämning mot beställningen och mottagningen.
Leverantören ska dessutom skapa en faktura i arkivet i sitt eget faktureringssystem för att få ett fakturanummer för Ariba-fakturan samt eventuellt ett referensnummer med vilka leverantören kan följa upp fordringarna. Leverantören ska säkerställa att den arkivfaktura som skapats i leverantörens faktureringssystem inte via e-fakturakanalen går vidare för att förmedlas av operatören, så att det går två fakturor för samma beställning och leverantören blir tvungen att skapa en kreditnota.
Övrig nätfakturering
Övriga nätfakturor (utan PO-nummer) sänds genom förmedling av leverantörens nätfakturaoperatör med OP Gruppens nätfakturaadresser (se punkt 1).
Vi ber er sända ett meddelande till adressen finvoice-laskutus@op.fi, när ni ska sända er första nätfaktura till oss. På så sätt kan vi försäkra oss om att materialet har alla de adress- och identifieringsuppgifter som behövs. Av meddelandet ska framgå ert företags namn, FO-nummer och numret på den faktura ni sänder.
I andra frågor som gäller hanteringen av fakturor ber vi er sända e-post till adressen reskontra@op.fi.
Pappersfakturor till adressen: skannaus-opset@op.fi